Offre d’Emploi : Admin Executive chez WorldQuant

Présentation Générale

WorldQuant, une entreprise renommée dans le domaine des stratégies financières systématiques, recherche un Admin Executive pour son bureau à Ho Chi Minh City, Vietnam. Son approche unique repose sur la collaboration entre des équipes diversifiées, visant à produire des signaux prédictifs de haute qualité à travers des stratégies financières innovantes.

Rôle et Responsabilités

Le candidat retenu jouera un rôle clé dans l’administration et l’opérationnalisation des tâches de bureau. Les responsabilités principales incluent :

• Liaison avec des départements clés : Coordination avec les départements juridique, RH, conformité et comptabilité pour le traitement des contrats et documents officiels.
• Soutien comptable : Vérifications mensuelles des comptes fournisseurs et demandes de paiement, incluant l’utilisation de Workday pour les approbations et le soutien aux employés sur les réclamations de frais.
• Coordination de recrutement : Humain et logistique pour les activités de recrutement, en particulier pour le bureau de HCMC.
• Engagement communautaire : Organisation et soutien des événements d’engagement social et de formation pour les employés.
• Gestion des fournitures de bureau : Suivi et approvisionnement tout en garantissant l’entretien des équipements de bureau.
• Onboarding et offboarding : Gestion des processus d’intégration et de départ des employés.
• Gestion des visas : Coordination des demandes de visa et de permis de travail, en veillant à la conformité réglementaire.
• Divers : Autres tâches administratives et projets assignés par la direction.

Exigences pour le Poste

Les candidats doivent répondre à des critères précis :

• Formation : Diplôme de licence d’une université reconnue.
• Expérience : Environ 3 ans d’expérience pertinente dans une organisation multinationale.
• Compétences techniques : Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Aptitudes personnelles : Attitude positive, grande attention aux détails, capacités d’organisation et de priorisation.
• Compétences interpersonnelles : Capacité à communiquer efficacement avec une diversité de personnes; maîtrise de l’anglais requise.
• Autonomie : Capacité à travailler de manière indépendante et en collaboration avec l’équipe.

Ce que WorldQuant Offre

L’entreprise propose un environnement de travail attrayant et dynamique :

• Rémunération : Un package compétitif accompagné d’un parcours de carrière clair.
• Culture d’apprentissage : Accès à des formations, bibliothèque et événements d’apprentissage.
• Diversité et inclusion : Groupes de ressources d’employés favorisant un environnement inclusif.
• Avantages : Assurance santé premium et programme d’assistance aux employés.
• Politique de temps libre : Politique généreuse de congés et de loisirs, avec des avantages pour les employés et leur famille.
• Activités d’équipe : Événements locaux chaque mois, clubs sociaux variés et un voyage annuel d’entreprise.
• Convivialité : Moments de détente quotidiens au bureau avec collations et repas fournis.

Processus de Candidature

Les candidats intéressés sont invités à postuler via le lien fourni ci-dessous. Il est important de noter que WorldQuant prône l’égalité des chances et ne fait aucune discrimination dans le processus de recrutement.

Postulez dès maintenant!

Note Finale

Cette annonce souligne l’engagement de WorldQuant envers une culture d’excellence et de diversité, en garantissant un environnement de travail respectueux et équitable. Les candidates et candidats sont encouragés à se porter volontaires non seulement pour un poste, mais aussi pour participer à la construction d’une culture d’innovation et de responsabilité.

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📅 Date de publication de l’offre : Sun, 01 Jun 2025 01:20:18 GMT

🏢 Entreprise : WorldQuant

📍 Lieu : Ho Chi Minh City

💼 Intitulé du poste : Admin Executive

💶 Rémunération proposée :

📝 Description du poste : WorldQuant develops and deploys systematic financial strategies across a broad range of asset classes and global markets. We seek to produce high-quality predictive signals (alphas) through our proprietary research platform to employ financial strategies focused on market inefficiencies. Our teams work collaboratively to drive the production of alphas and financial strategies – the foundation of a balanced, global investment platform.WorldQuant is built on a culture that pairs academic sensibility with accountability for results. Employees are encouraged to think openly about problems, balancing intellectualism and practicality. Excellent ideas come from anyone, anywhere. Employees are encouraged to challenge conventional thinking and possess an attitude of continuous improvement.Our goal is to hire the best and the brightest. We value intellectual horsepower first and foremost, and people who demonstrate an outstanding talent. There is no roadmap to future success, so we need people who can help us build it.The Role: We are seeking an Admin Executive for our Vietnam offices based in Ho Chi Minh City. The successful candidate will assist in our office administration and operations tasks, including but not limited to the following key responsibilities:

• Liaise with Legal, HR, Compliance and Accounting departments to process vendor/supplier agreements, invoices, contracts and other official documents
• Accounting support: monthly payable account checking and payment request, approval for payment in Workday, working with Accounting team for everyday accounting matters, support employees on expense claim process and other related issues
• Support recruitment coordination and campus recruitment activities in terms of logistics preparation for HCMC office
• Collaborate and provide support on employee benefit/welfare office social engagements, training events, other company events and driving some of these events as agreed
• Collaborate with Vietnam operations and support team to instill process cohesiveness/improvement
• Monitor, control, and procurement of office supplies and ensure timely maintenance of office equipment
• Manage on-boarding and off-boarding tasks
• Handle visa and work permit processes, including coordinating applications, managing documentation, and ensuring compliance with relevant regulations.
• Provide other office administration support as needed
• Handle other tasks assigned by GM on an ad hoc basis

What You’ll Bring:

• Bachelor degree from a recognized university/college
• Around 3 years of relevant experience in a multinational organization
• High proficiency in Microsoft office (Word, Excel, PowerPoint and Outlook)
• A can-do, positive attitude, high level of attention and accuracy on detailed work tasks, superb organization skills and ability to prioritize and meet tight deadlines in a fast-paced and multifaceted environment
• Possess strong relationship building and interpersonal skills
• Ability to effectively communicate, interact and collaborate with a diverse range of people and job functions with a customer-service mindset; Fluent English is required
• Ability to multitask, work independently and as an integral member of the team with minimal supervision
• Proactive about learning and self-motivated to take on additional responsibilities over time, be an energetic self-starter

What We Offer:

• Competitive and attractive compensation package with clear career road-map – where you feel challenged everyday
• We offer a strong culture of learning and development: training courses, library, speakers, share and learn events
• Learn from who sits next to you! Working in WQ you are surrounded by smart and talented people
• Employee resources groups with strong diversity and inclusion culture
• Premium Health Insurance and Employee Assistance Program
• Generous time-off policy, re-creation sabbatical leave (based on tenure), Trade Union benefits for staff and family
• Team building activities every month: Local engagement events, monthly team lunch – Employee clubs: football, ping-pong, badminton, yoga, running, PS5, movies, etc.
• Annual company trip and occasional global conferences – opportunity to travel and connect with our global teams
• Happy-hour with tea break, snacks and meals every day in the office!

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🔎 Offre d’emploi vérifiée et enrichie selon la ligne éditoriale de l’Association Artia13 : éthique, inclusion, transparence et vigilance contre les annonces trompeuses.

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