Administrative Virtual Assistant

5 juillet 2025 Artia13 2 Views

Emploi Guatemala

Titre du poste : Administrative Virtual Assistant

Entreprise : METEOR

Description du Poste

ROLE SUMMARY

ABOUT THE COMPANY
METEOR, basé à Edinburg et McAllen au Texas, est un cabinet de chirurgie esthétique et reconstructive dirigé par le Dr. Luis M. Rios, Jr., un chirurgien plasticien certifié par deux conseils et ancien président de la Texas Society of Plastic Surgeons. Reconnu pour ses normes élevées de soins aux patients, le centre offre une gamme complète de services esthétiques, allant des interventions chirurgicales avancées aux traitements en med spa. Par ailleurs, il sert de site de formation pour les boursiers en chirurgie esthétique et les résidents. L’engagement envers l’éducation des patients, les liens communautaires et une culture respectueuse et dynamique est au cœur des valeurs de la Rios Center for Plastic Surgery.

À Propos du Rôle

Ce rôle est essentiel pour aider Dr. Rios à fonctionner efficacement tout en garantissant une expérience fluide tant pour les patients que pour les opérations au sein du centre. L’Administrative Virtual Assistant sera chargé(e) de la gestion des fonctions essentielles quotidiennes, notamment la gestion des emails et du calendrier, la saisie de données, la rédaction de rapports et le suivi des tendances au sein du système EMR (Dossier Médical Électronique). Ce poste représente une excellente opportunité pour ceux qui souhaitent contribuer de manière significative à un cabinet médical de haut niveau tout en développant des compétences professionnelles en administration de santé et soutien opérationnel.

Ce poste conviendrait à une personne qui :

✅ Trouve sa satisfaction dans l’organisation des journées chargées.
✅ Communique de manière claire et positive.
✅ Apprécie d’organiser les systèmes et les processus.
✅ Apprend rapidement et s’adapte bien.
✅ Valorise l’exactitude et la cohérence.
✅ Aime aider les dirigeants à rester concentrés.

Responsabilités du Rôle

CALENDAR AND EMAIL MANAGEMENT
Cette fonction vise à garantir que la journée de Dr. Rios se déroule sans accroc et que les communications importantes ne soient pas négligées. Cela inclut :

Gérer et organiser le calendrier de Dr. Rios avec conscience des priorités.
Coordonner les réunions et rendez-vous internes et externes.
Gérer les boîtes e-mail professionnelles pour assurer une communication claire et rapide.
Rédiger et envoyer des emails de suivi simples selon les directives données.
Utiliser et maintenir les outils de gestion des mots de passe au besoin.

DATA ENTRY AND EMR SYSTEM SUPPORT
Le soutien se concentre sur la gestion des données afin d’assurer le suivi des indicateurs cliniques et opérationnels. Les tâches incluent :

Saisir et mettre à jour les données patients et opérationnelles dans le système EMR.
Récupérer et organiser les données pour les revues opérationnelles et la planification.
Assurer la confidentialité et la sécurité des informations sensibles.

REPORTING AND TREND TRACKING
Ce volet fournit des rapports soutenant des décisions basées sur des données et identifiant les tendances en lien avec les objectifs opérationnels. Cela se traduit par :

Générer des rapports journaliers, hebdomadaires et mensuels pour des insights financiers et opérationnels.
Suivre les taux de recommandation et d’autres indicateurs clés de la pratique.
Aider à la préparation de tableaux de bord simples pour visualiser les tendances.

SOP AND WORKFLOW SUPPORT
Le soutien à la documentation des processus et aux améliorations organisationnelles vise l’excellence opérationnelle. Les tâches sont :

Aider à la documentation et à la mise à jour des procédures opérationnelles standards (SOP) pour les tâches administratives récurrentes.
Soutenir les améliorations des processus pour accroître l’efficacité du flux de travail.
Organiser et gérer les documents numériques pour un accès facile pour l’équipe.

ADMINISTRATIVE PROJECT SUPPORT
Cette fonction permet de prendre en charge des projets opérationnels mineurs qui améliorent les flux de travail. Cela inclut :

Aider à la gestion des documents, y compris remplir des formulaires et organiser des fichiers numériques.
Soutenir des tâches projectuelles mineures assignées pour améliorer la productivité de l’équipe.
Communiquer efficacement avec le responsable de bureau et l’équipe concernant les priorités de projet et leur avancement.

Bien que les responsabilités ci-dessus soient les principales, il est important de noter que le manager peut assigner des tâches supplémentaires pertinentes au besoin pour s’aligner avec les objectifs de la position et de l’entreprise.

Qualifications Requises

EXIGENCES OBLIGATOIRES

Expérience prouvée dans le soutien administratif, l’assistance virtuelle ou des rôles similaires.
Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps.
Maîtrise des outils de gestion des emails et des calendriers.
Expérience dans la gestion d’informations confidentielles avec discrétion.
Capacité à travailler de façon autonome tout en communiquant de manière proactive.
Approche rigoureuse sur la saisie de données et le reporting.
Propreté d’un webcam, microphone et ordinateur (les logiciels et souscriptions nécessaires seront fournis).
Excellence en anglais, à l’oral comme à l’écrit (C1-C2 sur l’échelle CEFR).
Accès à un bureau calme à domicile avec une connexion Internet fiable (50 mg ou plus).

QUALIFICATIONS PREFERABLES (NICE-TO-HAVE)

Expérience dans un cabinet médical ou un environnement de santé.
Familiarité avec la gestion des systèmes EMR.
Intérêt pour les soins de santé, la médecine ou la chirurgie esthétique.
Expérience dans la documentation ou la maintenance des SOP.
Connaissance d’outils simples de visualisation des données.

Spécifications du Rôle

Rémunération : Q9,000 par mois.
Type de poste : Temps plein.
Localisation : Guatemala (télétravail).
Horaires : Du lundi au vendredi, de 9h00 à 18h00 CST.

Processus de Recrutement

Application / Pré-sélection : Lorsque vous postulez, un court questionnaire doit être rempli pour mieux comprendre votre profil. De plus, une évaluation psychométrique et une évaluation de langue anglaise sont requises.
Évaluation des Compétences : Vous serez invité(e) à réaliser des exercices destinés à simuler les tâches que vous aurez à réaliser dans le rôle.
Entretien d’Évaluation des Compétences : Une conversation de 60 à 90 minutes pour examiner plus en détail vos compétences et évaluer votre adéquation culturelle pour le rôle et l’entreprise.
Entretien Final avec le Responsable du Recrutement : Un échange de 30 à 60 minutes pour mieux vous connaître et établir les attentes vis-à-vis du rôle.

Le processus complet de recrutement peut prendre entre 2 et 4 semaines, selon le niveau de seniorité du poste.

Contact

Pour toute question ou difficulté lors de la soumission de votre candidature, veuillez contacter :
recruitment@trymeteor.com

Salaire attendu : 9000 par mois

Localisation : Ciudad de Guatemala

Date du poste : Samedi, 5 juillet 2025

Postulez dès maintenant !

📅 Date de publication de l’offre : Sat, 05 Jul 2025 04:50:18 GMT

🏢 Entreprise : METEOR

📍 Lieu : Ciudad de Guatemala

💼 Intitulé du poste : Administrative Virtual Assistant

💶 Rémunération proposée : 9000 per month

📝 Description du poste : ROLE SUMMARYABOUT THE COMPANYis a premier aesthetic and reconstructive surgery practice based in Edinburg and McAllen, Texas. Founded by Dr. Luis M. Rios, Jr., a double board-certified plastic surgeon and past president of the Texas Society of Plastic Surgeons, the center is known for delivering high standards of patient care in a state-of-the-art, accredited surgical facility. The practice offers a comprehensive range of surgical and non-surgical aesthetic services, from advanced facelifts to med spa treatments, and serves as a training site for aesthetic surgery fellows and residents. Rios Center for Plastic Surgery is deeply committed to patient education, community ties, and maintaining a high-energy, respectful culture that prioritizes excellence and patient satisfaction.ABOUT THE ROLEThis role is key in helping Dr. Rios operate efficiently while maintaining a seamless patient and operational experience at the center. The Administrative Virtual Assistant will manage essential day-to-day functions, focusing on email and calendar management, data entry, reporting, and supporting trend tracking within the practice’s EMR system. This role allows the organization to stay organized, improve patient scheduling efficiency, and enable data-driven decisions for growth. This is an excellent opportunity for someone looking to contribute meaningfully to a high-standard medical practice while developing professional skills in healthcare administration and operational support.This position is perfect for someone who:✅ Thrives on bringing order to busy days.✅ Communicates clearly and positively.✅ Enjoys organizing systems and processes.✅ Learns quickly and adapts well.✅ Values accuracy and consistency.✅ Loves helping leaders stay focused.ROLE RESPONSIBILITIESCALENDAR AND EMAIL MANAGEMENTHelps ensure Dr. Rios’s day flows smoothly and that important communications never slip through the cracks. Supports clear scheduling and communication, enabling focus on high-impact activities.

Manage and organize Dr. Rios’s calendar with priority awareness.
Coordinate internal and external meetings and appointments.
Handle professional email inboxes, ensuring clear, timely communication.
Draft and send simple follow-up emails as directed.
Use and maintain password management tools as needed.

DATA ENTRY AND EMR SYSTEM SUPPORTSupports accurate, organized data management to help track patient and operational metrics. Uses the EMR system effectively to maintain updated and accessible records.

Enter and update patient and operational data in the EMR system.
Retrieve and organize data for operational reviews and planning.
Ensure confidentiality and security of sensitive information.

REPORTING AND TREND TRACKINGProvides reporting that supports data-driven decision-making and helps identify trends aligned with operational goals.

Generate daily, weekly, and monthly reports for financial and operational insights.
Track referral rates and key practice metrics.
Assist in preparing simple dashboards to visualize trends.

SOP AND WORKFLOW SUPPORTSupports process documentation and organizational improvements that align with operational excellence. Helps build systems that allow repetitive tasks to be handled efficiently.

Assist in documenting and maintaining SOPs for recurring administrative tasks.
Support process improvements to increase workflow efficiency.
Organize and manage digital documents for easy team access.

ADMINISTRATIVE PROJECT SUPPORTProvides assistance with small operational projects that improve workflows across the practice. Ensures that tasks outside daily routines are handled efficiently and with attention to detail.

Assist with document management, including filling forms and organizing digital files.
Support small project-based tasks as assigned to enhance team productivity.
Communicate effectively with the office manager and team regarding project priorities and progress.

Although the responsibilities outlined above will form the core focus of your role, please note that your hiring manager may assign additional relevant tasks as needed to align with the evolving objectives of your position and the overall goals of our business.ROLE QUALIFICATIONSREQUIRED QUALIFICATIONS

Proven experience in administrative support, virtual assistance, or related roles.
Strong organizational and time management skills.
Proficiency in using email and calendar management tools.
Experience handling confidential information with discretion.
Ability to work independently while communicating proactively.
Detail-oriented approach to data entry and reporting.
Must have own webcam, microphone, and computer (relevant software and subscriptions provided).
Excellent English veral and written language proficiency (C1-C2 in CEFR Scale).
Access to a quiet work area at home with reliable internet (50 mg or more).

PREFERRED (« NICE-TO-HAVE ») QUALIFICATIONS

Experience working in a medical practice or healthcare environment.
Familiarity with EMR (Electronic Medical Records) system management.
Interest in healthcare, patient care, or the aesthetic surgery industry.
Experience with documenting or maintaining SOPs.
Familiarity with using simple data visualization tools.

ROLE SPECIFICATIONS

Base Salary: Q9,000 base salary.
Role type: Full-time.

Location: Guatemala (Remote – Work from home).
Schedule: Monday to Friday, 9:00 AM to 6:00 PM CST.

RECRUITING PROCESS

Application / Screening: When you apply for this position, we will ask you a short questionnaire to get to know you a little bit better and ask you for some additional inputs to see if you qualify for the position. In addition, we will ask you to complete a short psychometric evaluation and a short English proficiency assessment. The idea is to explore if this is a good fit before moving forward.

Skills Assessment: You will be asked to complete a few exercises and/or projects designed to recreate the work tasks that you will be responsible for if you are given the role. This helps us gauge your skill level as well as give you a better idea of the required work.

Skills Assessment Interview: This is a 60 min – 90 min conversation where we further test your skills, learn about your previous working experiences, and evaluate culture fit to the role and company.

Hiring Manager Final Interview: This is a 30 min – 60 min conversation with the position’s Hiring Manager (and potentially a few company team members) to get to know you better and to set the expectations and vision for the role.

The entire process usually takes anywhere between 2-4 weeks to complete depending on the seniority of the position.CONTACT USIf you have any questions or run into any complications while submitting your application, please reach out to:recruitment@trymeteor.com

➡️ Candidater en ligne

🔎 Offre d’emploi vérifiée et enrichie selon la ligne éditoriale de l’Association Artia13 : éthique, inclusion, transparence et vigilance contre les annonces trompeuses.

🌍 Retrouvez d’autres offres sur artia13.world