B2B Reservations Coordinator (f,m,x)
Emploi : B2B Reservations Coordinator (f,m,x) chez Joivy
Présentation de l’entreprise
Joivy se positionne comme le premier acteur européen d’une plateforme résidentielle complète, offrant une large gamme d’espaces de vie. Que ce soit du coliving, des locations de vacances, du logement étudiant ou du coworking, l’entreprise s’impose comme un acteur majeur dans le secteur. Avec une équipe de 400 employés répartis sur 50 destinations dans 7 pays—Italie, Espagne, France, Portugal, Royaume-Uni, Luxembourg et Bulgarie—Joivy se distingue par une approche innovante et collaborative.
Joivy regroupe plusieurs marques, dont DoveVivo, DoveVivo Campus, ALTIDO, Chez-Nestor et Open, ainsi que les unités spécialisées Joivy Renew, qui se concentre sur la rénovation de logements, et Joivy Invest, dédiée aux investissements immobiliers.
Description du poste
En tant que B2B Reservations Coordinator à Milan, vous jouerez un rôle central dans la gestion des réservations pour les clients professionnels. Ce poste exige une organisation minutieuse et une approche axée sur le service, avec pour objectif d’assurer une transition harmonieuse entre la réservation et le séjour.
Vous serez le point de contact principal pour les clients ou leurs agences, veillant à leur offrir une expérience de haute qualité, comparable aux standards VIP. Vos responsabilités incluront la coordination des inspections pré-arrivée, la gestion des paiements et des services de conciergerie.
Responsabilités clés
- Liaison avec les invités : Interagir avec les clients ou leurs agences pour rassembler les exigences de séjour et faciliter les logistiques d’arrivée.
- Expérience lors du check-in : Organiser des accueils personnalisés et veiller à ce que tout soit prêt pour un accueil chaleureux.
- Coordination pré-arrivée : Assurer que chaque appartement soit nettoyé et inspecté dans les 48 heures suivant l’arrivée.
- Communication interne : Collaborer de manière proactive avec les équipes de housekeeping, maintenance, finance et services aux clients.
- Gestion des paiements : Superviser l’émission des factures et la collecte des paiements tout en s’assurant de leur exactitude.
- Service VIP pour clients B2B : Garantir des niveaux de service préférentiels, incluant des temps de réponse rapides et la résolution proactive des problèmes.
- Résolution de problèmes : Être la première ligne de défense face aux problèmes durant le séjour, en agissant avec empathie et professionnalisme.
Profil recherché
Vous êtes une personne sociable, dotée d’excellentes compétences interpersonnelles et d’un sens aigu de l’organisation. Vous devez également être capable de gérer plusieurs priorités tout en préservant une attention minutieuse aux détails.
Compétences requises :
- Expérience avérée dans la coordination de réservations ou de services aux invités, idéalement dans le secteur de l’hôtellerie ou des appartements services.
- Maîtrise de l’italien et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit ; d’autres langues sont un plus.
- Mentalité orientée client et attitude proactive.
- Capacité à collaborer efficacement avec différentes équipes internes.
- Connaissances financières : aisance avec les processus de facturation et de suivi des paiements.
- Détermination et persévérance dans l’amélioration de l’expérience des invités.
Rejoignez-nous!
En intégrant Joivy, vous travaillez au sein d’une équipe dynamique et engagée, dans un environnement en pleine croissance. Ce poste offre l’opportunité de façonner les standards d’hospitalité de luxe pour les voyageurs d’affaires tout en bénéficiant d’un salaire compétitif et d’opportunités de développement au sein d’une entreprise internationale.
Important : Joivy valorise la diversité, l’inclusion, l’équité et l’appartenance dans ses processus de recrutement. Pour postuler et consulter la politique de confidentialité des candidats, vous êtes invités à suivre le lien ci-dessous :
Salaire attendu : À discuter
Localisation : Milan
Date du poste : 14 juin 2025
📅 Date de publication de l’offre : Sat, 14 Jun 2025 23:26:00 GMT
🏢 Entreprise : Joivy
📍 Lieu : Milano
💼 Intitulé du poste : B2B Reservations Coordinator (f,m,x)
💶 Rémunération proposée :
📝 Description du poste : Our Group
Joivy is the first comprehensive residential platform in Europe offering a wide range of living spaces to its users: coliving, vacation rentals, student housing, multifamily and coworking. We also support property owners and investors with a complete range of services to enhance their real estate assets: property management, asset management and marketing strategies.Joivy has 400 employees, 50 destinations, and 7 countries (Italy, Spain, France, Portugal, UK, Luxembourg and Bulgaria). Joivy combines the unique experience of DoveVivo, DoveVivo Campus, ALTIDO, Chez-Nestor and Open with the goal of enthusiastically innovating the European residential market. It also includes the brands Joivy Renew, specialized in home renovation and turnkey furniture sales, and Joivy Invest, a Business Unit focused on real estate investments.About the RoleWe are seeking a highly organized, detail-driven, and people-oriented B2B Reservations Coordinator to join our growing Milan team. This critical role sits at the intersection of guest services, operations, and sales—ensuring a seamless transition from booking to stay for our corporate and agency clients.You will act as the main point of contact at the point of sale, liaising with guests or their agency intermediaries to deliver a flawless, VIP-standard guest experience. From coordinating pre-arrival inspections to managing billing and concierge-level services, your efforts will shape how B2B clients experience our brand.Key ResponsibilitiesGuest Liaison at Point of Sale: Coordinate directly with the guest or their agency to gather stay requirements, confirm arrival logistics, and serve as their trusted point of contact.Check-In Experience: Ensure personal greeters are arranged and fully briefed for a warm, professional guest welcome.Pre-Arrival Coordination: Guarantee each apartment is thoroughly cleaned and fully inspected no later than 48 hours prior to arrival.Internal Coordination: Proactively communicate with housekeeping, maintenance, finance, and guest services teams to deliver a consistent and premium experience.Billing & Payments: Oversee timely invoicing and payment collection, liaising with agencies or direct guests to ensure accuracy and compliance.VIP Treatment for B2B Clients: Ensure B2B guests receive preferred service levels, including faster response times and proactive issue resolution.Problem Solving: Serve as the first line of resolution for any issues during the stay—acting with urgency, empathy, and professionalism.About YouYou’re a people person with exceptional interpersonal skills, a flair for organization, and a strong sense of ownership. You thrive in a fast-paced environment, juggling multiple priorities without losing sight of detail or quality.You Bring:Proven experience in a reservations, front office, or guest service coordination role—preferably in hospitality or serviced apartments.Strong communication skills in Italian and English (spoken and written); other languages are a plus.A service-first mindset and a proactive, can-do attitude.Ability to multitask and coordinate across multiple internal teams.Financial literacy: comfort with billing processes and payment follow-ups.A sense of determination—you never take “no” for an answer when it comes to creating an excellent guest experience.Experience working with CRM or PMS systems is a plusWhy Join Us?Work with a passionate, guest-focused team in a rapidly growing company.Take ownership of high-touch B2B client experiences.Be part of shaping luxury hospitality standards for corporate travelers.Competitive salary and growth opportunities in an international, service-driven environment.Disclaimer: In Joivy we celebrate Diversity, Inclusion, Equity and Belonging. Therefore, the entire selection process will be conducted in compliance with these criteria.
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