Offre d’Emploi : Executive Assistant / Chief of Staff

Poste à Pourvoir à Port Harcourt, Nigeria

Entreprise : DentistFind

DentistFind est une entreprise de technologie marketing de premier plan, établie au Canada, avec plus de 14 ans d’expertise dans le soutien aux pratiques dentaires à travers le monde. Notre mission est de favoriser une croissance durable et fluide des cabinets dentaires grâce à notre plateforme innovante, PracticeFuel. Celle-ci utilise des stratégies de marketing numérique basées sur des données et des solutions technologiques avancées. Notre objectif principal est d’augmenter l’acquisition et la rétention des patients, tout en offrant un environnement de travail stable et prestigieux, propice à la croissance et à l’exposition internationale.

Objectif du Rôle

L’Assistant(e) Exécutif(ve) / Chef de Cabinet sera le bras droit du CEO, allégeant ce dernier des tâches routinières et garantissant l’exécution fluide des initiatives stratégiques. Ce rôle exige une forte compétence en littératie numérique et une capacité à résoudre des problèmes de manière autonome, avec une mentalité de consultant.

Responsabilités Clés :

• Triage et résolution des décisions : Analyser les demandes entrantes (courriels, Slack, tableaux de projets), résoudre de manière indépendante 70 à 80 % des problèmes standards, et n’escalader que les éléments critiques.

• Recherche et reporting assistés par IA : Utiliser des outils comme ChatGPT pour rédiger des briefs, résumer des données et créer des documents de synthèse.

• Gestion du calendrier et des projets : Blocage de temps pour le CEO, coordination des initiatives inter-départementales avec suivi des états d’avancement.

• Gestion des processus et des SOP : Identifier les goulets d’étranglement opérationnels, proposer des améliorations et former aux nouvelles procédures.

• Communications de haut niveau : Rédiger et relire les communications du CEO, les documents pour les réunions du conseil d’administration et les mises à jour pour les investisseurs.

• Coordination des parties prenantes : Travailler avec les équipes Marketing, Ventes, Réussite client, Finance et RH pour garantir l’alignement et le respect des délais.

• Suivi des risques et des opportunités : Maintenir un tableau de bord des risques et des occasions, offrant des alertes anticipées sur des problèmes critiques.

Indicateurs de Performance (KPIs) :

• Taux de résolution des problèmes : ≥80 % des demandes routinières traitées sans intervention du CEO.

• Achèvement des SOP : Documenter et publier au moins 3 nouveaux guides de processus par mois.

• Utilisation du calendrier : Respect de ≥90 % des plages horaires de concentration du CEO.

• Taux d’exactitude : Zéro erreur majeur dans les communications à destination du CEO.

• Ponctualité des projets : Livraison à 100% des jalons des projets, suivis dans Freedcamp.

Compétences et Qualifications Requises

• Diplôme de Bachelor : En affaires, communications ou domaine similaire.

• Expérience : Plus de 5 années dans un rôle d’Assistant(e) Exécutif(ve), Chef de Cabinet ou équivalent.

• Compétence avec les outils IA : Maîtrise des outils tels que ChatGPT.

• Compétences en communication : Excellentes aptitudes à l’écrit et à l’oral, notamment pour la rédaction de documents de haut niveau.

• Organisation : Compétences organisationnelles éprouvées et maîtrise des outils de gestion de projet comme Freedcamp, Asana ou Notion.

Candidat Idéal

Le candidat idéal est un penseur proactif et stratégique, capable de naviguer dans un environnement dynamique. L’adaptabilité, l’intégrité et un engagement envers l’amélioration continue sont essentiels. Vous devez être à l’aise à la fois dans des tâches autonomes et collaboratives, tout en démontrant du leadership et de l’initiative.

Culture et Valeurs de l’Entreprise

Notre culture d’entreprise repose sur des valeurs fondamentales :

• Prise de décision analytique : Les stratégies basées sur des données orientent nos choix.

• Vitesse et agilité : Nous privilégions l’efficacité dans l’exécution.

• Focalisation stratégique : L’accent est mis sur le succès à long terme.

• Amélioration continue : Quête incessante de l’excellence.

• Intégrité et transparence : Construire la confiance par l’honnêteté et la responsabilité.

Informations Complémentaires

Conditions de Travail :

• Type de poste : Temps plein, travail à distance.

• Horaires : Lundi à vendredi, 7,5 heures de travail entre 6h et 17h, heure standard de l’Est (EST). Options de shift disponibles.

Équipe :

L’Assistant(e) Exécutif(ve) fera partie d’une équipe dynamique et diversifiée, répartie à travers plusieurs pays. En tant qu’organisation axée sur le télétravail, nous valorisons la communication ouverte et la collaboration.

Candidature :

Les candidats intéressés sont invités à soumettre leur CV, lettre de motivation et tout élément de portefeuille pertinent via notre plateforme officielle de recrutement. Cela garantira une révision rapide de votre candidature par notre équipe de recrutement.

Localisation : Port Harcourt, Rivers State
Date de publication : 24 juin 2025

Postulez dès maintenant !

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📅 Date de publication de l’offre : Tue, 24 Jun 2025 05:30:20 GMT

🏢 Entreprise : DentistFind

📍 Lieu : Port Harcourt, Rivers State

💼 Intitulé du poste : Executive Assistant / Chief of Staff – Port Harcourt, Nigeria

💶 Rémunération proposée :

📝 Description du poste : Company Overview:
DentistFind is a leading marketing technology company based in Canada, with 14 years of expertise in empowering dental practices across the globe. Our mission is to facilitate seamless and sustainable growth for dental practices through our innovative PracticeFuel platform, which leverages data-driven digital marketing strategies and cutting-edge technology solutions. By focusing on increasing patient acquisition and retention, DentistFind provides a stable and prestigious work environment that offers opportunities for growth and international exposure.Our comprehensive approach combines advanced technology with personalized consultation, equipping dental professionals with the tools and guidance necessary to achieve their goals. The intuitive platform delivers real-time notifications, actionable reports, and performance reviews, while our expert consultants offer tailored training and support. This focus on ease of use and collaboration allows dental practices to concentrate on delivering exceptional patient care, ensuring steady growth and success in the ever-evolving dental industry.Role Purpose:
The Executive Assistant / Chief of Staff will serve as the CEO’s right hand, freeing the CEO from routine tasks and ensuring seamless execution of strategic initiatives. This role requires strong AI literacy, exceptional problem-solving abilities, and the capacity to independently triage and resolve issues using a consultant mindset. The EA will own key operational processes, draft high-stakes communications, and maintain continuous improvements across departments, enabling the CEO to focus on vision, sales, and growth.Key Responsibilities:

• Decision Triage & First‑Pass: Review inbound requests (email, Slack, project boards), solve standard issues (70–80%) independently, escalate only novel or critical items
• AI‑Driven Research & Reporting: Use ChatGPT and other AI tools to draft briefs, summarize data, and produce one‑page “What/Why/Outcome/Input” documents
• Calendar & Project Management: Block CEO’s time, protect focus hours, and coordinate cross‑department initiatives with status updates and action‑item tracking
• Process & SOP Management: Identify operational bottlenecks, propose process enhancements, document and train new SOPs system‑wide
• High‑Level Communications: Draft and proofread CEO communications, board meeting materials, investor updates, and client‑facing reports
• Stakeholder Liaison: Coordinate with Marketing, Sales, Client Success, Finance, and HR to ensure alignment and on‑time deliverables
• Risk & “Luck” Monitoring: Maintain a weekly runway and “luck vs. risk” dashboard, ensuring the CEO has early warnings of critical issues

Key Performance Indicators (KPIs):

• Issue Resolution Rate: ≥80% of routine requests closed without CEO intervention
• SOP Completion: Document and publish at least 3 new process guides per month
• Calendar Utilization: Maintain ≥90% adherence to CEO’s weekly focus blocks
• Accuracy Score: Zero major errors in CEO‑facing communications (target 99% first‑pass accuracy)
• Project Timeliness: 100% on‑time project milestone delivery, tracked in Freedcamp

Required Skills and Qualifications:

• Bachelor’s degree in Business, Communications, or a related field.
• 5+ years of experience as an Executive Assistant, Chief of Staff, or similar role supporting C-suite executives.
• Expert proficiency with AI tools such as ChatGPT and prompt engineering.
• Outstanding written and verbal communication skills, with experience drafting executive-level materials.
• Proven track record of independently triaging and resolving complex tasks.
• Strong organizational skills and proficiency with project management tools like Freedcamp, Asana, or Notion.
• Certifications in project management or related fields are highly desirable.

Preferred Skills and Qualifications:

• Master of Business Administration (MBA) or equivalent advanced degree.
• Experience in a marketing or professional services environment.
• Familiarity with Google Ads, Meta Ads, and CRM platforms.
• Prior success in documenting SOPs and developing training materials.
• Experience working with remote teams and multicultural environments.
• Demonstrated ability to manage confidential information with integrity and discretion.

Ideal Candidate:The ideal candidate is a proactive and strategic thinker who thrives in a fast-paced environment. They possess excellent analytical skills and have a knack for leveraging technology to streamline operations. Adaptability, integrity, and a commitment to continuous improvement are crucial. The candidate should be comfortable working independently and collaboratively, demonstrating leadership and initiative in all tasks.Additional Information:
The Executive Assistant will report directly to the CEO, acting as an extension of the CEO’s decision-making capabilities. Alignment with the company’s core values and the ability to handle confidential information with integrity are non-negotiable.Company Culture & Values:

• Analytical Decision Making: Data-driven strategies guide our decisions.
• Speed & Agility: We prioritize efficiency and speed in execution.
• Strategic Focus: Long-term success through strategic actions.
• Continuous Improvement: Relentless pursuit of excellence and growth.
• Integrity & Transparency: Building trust through honesty and accountability.
• Challenge-Oriented: Embracing challenges as opportunities for innovation.

What We Offer:

• Opportunity to work in a fast-paced, innovative environment.
• Ability to make a significant impact on the growth and success of dental practices.
• Professional development and growth opportunities.
• Collaborative and supportive remote work culture.

Work Environment and Work Hours:Set-up: Full-time, RemoteSchedule: Monday-Friday, for 7.5 working hours between 6am and 5pm Eastern Standard Time Zone (EST).Shift options: 6 AM-2 PM (1st shift), 9 AM-5 PM (2nd shift)The Team:
The Executive Assistant will be part of a dynamic and diverse team spread across the globe, including regions like the Philippines, Nigeria, Pakistan, Indonesia, and India. As part of a remote-first organization, the team values open communication, collaboration, and a shared commitment to the company’s mission. You will work closely with the CEO and various department heads, playing a pivotal role in ensuring alignment and advancing strategic objectives.How to Apply:Interested candidates should submit their resume, cover letter, and any relevant portfolio pieces demonstrating their expertise and success stories. You are encouraged to apply directly through our official job board for a more streamlined application process. This ensures your application is reviewed promptly by our recruitment team. Click here to apply and become a part of our team.

➡️ Candidater en ligne

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🔎 Offre d’emploi vérifiée et enrichie selon la ligne éditoriale de l’Association Artia13 : éthique, inclusion, transparence et vigilance contre les annonces trompeuses.

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