Executive Assistant (Hybrid)
Offre d’Emploi : Assistant Exécutif (Hybride) chez Swiss Re
Présentation de l’Entreprise
*Swiss Re* est l’un des principaux acteurs mondiaux dans le domaine de la réassurance, de l’assurance et des formes de transfert de risque basées sur l’assurance. En œuvrant à rendre le monde plus résilient, l’entreprise gère une variété de risques allant des catastrophes naturelles aux cybercriminalités. Fort de ses plus de 14 000 employés, Swiss Re se distingue par sa culture inclusive qui valorise la diversité des perspectives et l’innovation.
Descriptif du Poste
**Titre :** Executive Assistant (Hybrid)
**Lieu :** Bratislava, Bratislavský kraj
**Salaire :** Entre 1 800 et 2 800 EUR par mois
Cette offre représente une opportunité unique pour une personne énergique souhaitant rejoindre une équipe d’assistants au sein du Bureau Exécutif. Le candidat idéal travaillera aux côtés de 12 autres assistants, servant de point de contact pour l’ensemble des tâches administratives et collaborant avec divers partenaires internes.
Tâches Principales
Les responsabilités s’articulent autour de **deux catégories** de tâches :
Tâches Régulières :
- Gestion des calendriers : organisation et priorisation des rendez-vous.
- Tri et supervision des inboxes : gestion des courriels entrants.
- Organisation de voyages et itinéraires : planification logistique des déplacements.
- Planification de réunions : coordination des rencontres avec les clients.
- Exécution de réunions hors site : gestion complète des événements.
- Prise de minutes : documentation des réunions et suivi des actions.
Autres Tâches :
- Organisation de townhalls : préparation des agendas et facilitation d’événements interactifs.
- Rédaction de communications internes : élaboration des messages destinés au personnel.
- Collaboration avec l’équipe de direction : soutien sur divers projets et événements.
- Mise à jour des chartes organisationnelles : gestion des documents administratifs.
Profil Recherché
Le poste requiert **3 à 5 ans d’expérience** dans un rôle similaire, idéalement au niveau exécutif. Les compétences clés incluent :
- Maîtrise de l’anglais : communication professionnelle exigée.
- Connaissance avancée de MS Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word).
- Compétences organisationnelles et de gestion du temps : capacité à hiérarchiser les tâches efficacement.
- Personnalité adaptable : haute motivation et réactivité face aux défis.
- Autonomie : capacité à travailler de manière indépendante tout en favorisant le travail d’équipe.
Swiss Re encourage également les candidatures de personnes qui, bien que ne répondant pas à tous les critères, démontrent une motivation et une attitude propices à la réussite.
Conditions et Avantages
Le salaire de base pour ce poste varie entre **1 800 et 2 800 EUR par mois**, selon l’expérience et les compétences. Des *bonus de performance* attrayants et d’autres avantages sont également offerts.
Les candidats sont informés des résultats de leur candidature par email. En cas de non-réponse, il est recommandé de vérifier le dossier spam.
Inclusivité et Diversité
Swiss Re se positionne fermement en faveur d’une **culture inclusive**, où chaque employé, indépendamment de son âge, genre, origine, ou autre caractéristique, a la possibilité de s’épanouir et de se développer professionnellement. L’entreprise est proactive dans l’accueil des professionnels revenant sur le marché du travail après une pause.
Pour toute personne intéressée, la candidature peut être déposée via le lien suivant :
📅 Date de publication de l’offre : Thu, 03 Jul 2025 02:12:04 GMT
🏢 Entreprise : Swiss Re
📍 Lieu : Bratislava, Bratislavský kraj
💼 Intitulé du poste : Executive Assistant (Hybrid)
💶 Rémunération proposée : €1800 – 2800 per month
📝 Description du poste : We have an outstanding opportunity for an energetic person to join our team of assistants in Executive Office. You will get a chance to grow and get a taste of what it takes to be a part of globally structured group of people working for Swiss Re. Are you ready for a challenge?About the roleOur team consists of 12 Team and Executive Assistants located in Bratislava, and we are the point of contact for all administrative tasks and the driving effort for their execution, collaborating with our internal partners.We are ready to welcome a new team member to make sure things run smoothly and are prioritized properly.Regular Tasks:Manage calendarsOversee and sort inboxesOrganize travel and itinerariesArrange client meetingsPlan and execute offsite meetings from start to finishCoordinate agendasTake meeting minutesTrack actions from key governance meetingsHandle expensesFurther Tasks:Organize townhalls: This includes agenda preparation, interactive ideas, and facilitation.Set up and organize meetings: This involves agenda preparation, taking minutes, facilitating, sharing recordings, and managing communications in OneNote.Draft internal communicationsManage internal communications posts.Collaborate closely with the management team: On internal communications, client meetings, etc.Assist stakeholders with various events.Support business activities and special projects: Collaborating with teams and external partners as needed to meet deadlines.Track action itemsOrganize sessions with leadership.Update organizational charts, team lists, and distribution lists.Coordinate conference schedules, where leadership will be speaking.Ensure teams have their RCSA signed off, according to deadlines.Administer tools and manage access.Update and add client profiles in CRM systemsAbout You3-5 years Experience in supporting management at the executive level, very good command of EnglishVery good knowledge of MS Office tools (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)Professional communication and organizational skillsExcellent time management and ability to prioritizeFlexible personality with a high self-motivation who adapts fast to various situations and responds quickly to challengesAble to anticipate possible risks/issues, maintains a solution approachAble to work independently with little or no supervision, while being a teammate and collaborativeIf you do not meet all our requirements but truly believe that you have the right motivation and attitude to do the job, we will be happy to receive your CV as well!For Slovakia the base salary range for this position is between EUR 1 800 and EUR 2 800 per month (for a full-time role). The specific salary offered considers: the requirements, scope, complexity and responsibilities of the role, the applicant’s own profile including education/qualifications, expertise, specialization, skills and experience.You can look forward to extra rewards and benefits including an attractive performance-based bonus.We provide feedback to all candidates via email. If you have not heard back from us, please check your spam folder.#LI-HybridAbout Swiss ReSwiss Re is one of the world’s leading providers of reinsurance, insurance and other forms of insurance-based risk transfer, working to make the world more resilient. We anticipate and manage a wide variety of risks, from natural catastrophes and climate change to cybercrime. Combining experience with creative thinking and cutting-edge expertise, we create new opportunities and solutions for our clients. This is possible thanks to the collaboration of more than 14,000 employees across the world.Our success depends on our ability to build an inclusive culture encouraging fresh perspectives and innovative thinking. We embrace a workplace where everyone has equal opportunities to thrive and develop professionally regardless of their age, gender, race, ethnicity, gender identity and/or expression, sexual orientation, physical or mental ability, skillset, thought or other characteristics. In our inclusive and flexible environment everyone can bring their authentic selves to work and their passion for sustainability.If you are an experienced professional returning to the workforce after a career break, we encourage you to apply for open positions that match your skills and experience.Keywords:
Reference Code: 134487
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