Opportunité d’Emploi en Afrique du Sud : Facilites Co-ordinator chez Lesedi Nuclear Services

Présentation du poste

Titre du poste : Facilites Co-ordinator
Entreprise : Lesedi Nuclear Services

Ce rôle essentiel, basé à Cape Town, joue un rôle pivot au sein du département Facilités. Le coordinateur des facilités est chargé de l’administration efficace et de la coordination des activités de maintenance des bâtiments, en mettant un accent particulier sur les services essentiels. Cette position demande de veiller au respect des réglementations, des normes de sécurité et des accords de niveaux de service (SLAs), tout en garantissant le bon fonctionnement quotidien à travers plusieurs emplacements.

Responsabilités clés

Gestion des Locataires & soutien à l’Occupation

• Analyse mensuelle des demandes et des rapports de maintenance des locataires.
• Résolution des préoccupations des locataires tout en coordonnant les besoins de maintenance.
• Tenue de dossiers précis sur l’occupation et la maintenance des locataires.
• Identification des risques et renvoi approprié.
• Maintien de relations solides avec les locataires en résolvant rapidement les problèmes.

Gestion des Services Essentiels & Coordination de la Maintenance

• Gestion des tickets de maintenance et des demandes de service avec le technicien de maintenance.
• Tenue de journaux détaillés des pannes et des temps de réponse associés.
• Aide à la planification de projets de rénovation en respectant la réglementation.
• Mise à jour des registres d’actifs pour les systèmes de bâtiment.
• Supervision et programmation des prestataires externes.
• Rapports hebdomadaires sur les progrès de maintenance pour le responsable des installations.

Gestion des Services Doux & Coordination des Événements

• Collaboration pour gérer les tickets de services doux et le support technique.
• Organisation d’événements et de réunions d’entreprise.
• Support administratif complet au responsable des installations.
• Minimisation des disruptions dues à des problèmes techniques.

Gestion des Fournisseurs & Support à l’Achat

• Sourcing de devis compétitifs et négociation de contrats.
• Surveillance des performances des fournisseurs et résolution rapide des problèmes.
• Maintien d’une base de données de fournisseurs approuvés.
• Garantie que les contrats respectent les normes de qualité à coût efficace.

Leadership d’Équipe & Développement

• Supervision et motivation d’une petite équipe (1 à 3 membres).
• Fixation d’objectifs clairs et retour constructif.
• Encouragement de l’engagement positif et de la communication au sein de l’équipe.

Administration Financière & Gestion Budgétaire

• Création et gestion de cartes de travail pour les projets de maintenance.
• Traitement des commandes d’achats et des factures.
• Comparaison des devis et documentation financière complète.
• Aide à la gestion des dépenses budgétaires et des initiatives d’économies de coûts.

Qualifications et Expérience

Qualifications requises :

• Certificat supérieur ou diplôme en Gestion des Installations, Gestion Immobilière ou domaine connexe.
• Certifications techniques ou administratives pertinentes.

Expérience requise :

• Minimum de 5 ans d’expérience en gestion des installations.
• 2 ans minimum en administration de bureau et financière.
• Expérience dans le leadership d’équipe : 2 ans minimum.

Atouts :

• Connaissance des systèmes ERP comme *IFS*.
• Expérience en gestion des propriétés ou maintenance des bâtiments.

Compétences requises

Connaissances :

• Compréhension des systèmes de bâtiment et procédures de maintenance.
• Expertise prouvée en coordination ou gestion des installations.
• Administration financière solide, incluant le traitement des factures.

Comportement :

• Approche méthodique et axée sur les détails.
• Capacité à travailler efficacement sous pression.

Compétences :

• Connaissances techniques avancées des systèmes de bâtiment.
• Compétences en communication et en résolution de problèmes.

Informations Pratiques

Localisation : Cape Town, Western Cape
Date limite de candidature : Fri, 04 Jul 2025

Pour ceux qui souhaitent postuler, il est conseillé de le faire dans les 21 jours suivant la fermeture de l’annonce.

Postulez dès maintenant !

Cette offre d’emploi reflète une volonté de promouvoir la diversité et l’inclusion au sein de l’entreprise, garantissant ainsi l’égalité des chances pour tous les candidats. Lesedi Nuclear Services affirme son engagement envers des pratiques d’emploi éthiques et non discriminatoires.

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📅 Date de publication de l’offre : Fri, 04 Jul 2025 22:29:29 GMT

🏢 Entreprise : Lesedi Nuclear Services

📍 Lieu : Cape Town, Western Cape

💼 Intitulé du poste : Facilites Co-ordinator

💶 Rémunération proposée :

📝 Description du poste : PURPOSE OF ROLEThe Facilities Coordinator plays a pivotal support role within our Facilities Department, responsible for the efficient administration and coordination of building maintenance activities with a primary focus on hard services. This position ensures compliance with relevant building regulations, safety standards, service level agreements (SLAs), and certificates of compliance (COCs), while supporting smooth day-to-day operations across multiple locations.Based at our Head Office in Cape Town, you will provide comprehensive facilities management support with regular travel to company sites including Koeberg, ATKSS, and other operational or project offices within the Cape Town area. Working closely with the Maintenance Technician and overseeing the Facilities Support Assistant, you will manage and coordinate all aspects of building maintenance, tenant services, and administrative functions.The role encompasses coordination with landlords on property administrative matters, lease-related services, shared facilities, utilities, and compliance documentation. You will play a crucial role in supporting a safe, functional, and well-maintained working environment that aligns with our business and operational requirements, with occasional after-hours availability required for emergencies or time-sensitive coordination.KEY PERFORMANCE AREASTenant Management & Occupancy Support

• Compile and analyse monthly tenant requests and maintenance job reports
• Address tenant concerns and coordinate comprehensive maintenance needs
• Maintain accurate tenant occupancy and maintenance records
• Identify tenant risks and facilitate appropriate referrals
• Deliver timely resolution of tenant issues and maintain strong tenant relationships

Hard Services Management & Maintenance Coordination

• Manage facilities tickets, job cards, and service callouts in collaboration with helpdesk and Maintenance Technician
• Maintain detailed logs of faults, actions, and response times for all maintenance activities
• Assist in planning renovation and maintenance projects ensuring regulatory compliance
• Update and maintain asset registers for HVAC, plumbing, electrical, generators, and other building systems
• Schedule and supervise external service providers ensuring compliance with building codes and safety standards
• Provide weekly maintenance progress reports and updates to Senior Facilities Manager

Soft Services Management & Event Coordination

• Collaborate with helpdesk to manage soft service tickets and office technical support
• Assist in planning and organizing company events, meetings, and conferences
• Provide comprehensive administrative support to the Facilities Manager
• Ensure minimal disruption from soft service or technical issues

Vendor Management & Procurement Support

• Source competitive quotes for facility projects and negotiate contracts and service agreements
• Monitor vendor performance and resolve issues promptly
• Maintain approved vendor and contractor database
• Ensure cost-effective contracts that meet quality standards

Team Leadership & Development

• Supervise and motivate 1-3 team members, including Facilities Support Assistant
• Set clear goals, conduct regular team meetings, and provide constructive feedback
• Support performance improvement and development initiatives
• Foster positive team engagement and communication

Financial Administration & Budget Management

• Create and manage job cards related to maintenance projects
• Raise purchase orders on IFS system and process invoices and payments
• Compare quotations and maintain comprehensive financial documentation
• Assist Senior Facilities Manager with budget expenditure, forecasting, and cost-saving initiatives
• Support month-end and year-end financial closing tasks

QUALIFICATION

• Higher Certificate or Diploma in Facilities Management, Property Management, or related field
• Relevant technical or administrative certifications

Alternative:

• Equivalent combination of education and experience in facilities management or related field

EXPERIENCE

• Minimum 5 years’ experience in Facilities Management or Coordination roles
• At least 2 years’ experience in Office and Financial Administration
• Minimum 2 years’ supervisory or team leadership experience
• Demonstrated proficiency in MS Office Suite (advanced Excel preferred)
• Experience with report writing and maintenance administration systems

Advantageous:

• Experience with IFS system or similar ERP platforms
• Background in property management or building maintenance
• Experience managing multiple site locations
• Knowledge of Cape Town commercial property market

COMPETENCIESKnowledge:

• Comprehensive understanding of building systems, maintenance procedures, and safety regulations
• Strong knowledge of building regulations, SLAs, COCs, and compliance requirements
• Proven expertise in facilities coordination or management, preferably in senior roles
• Solid foundation in financial administration including job cards, quotations, and invoice processing
• Understanding of procurement processes and vendor management
• Working knowledge of building maintenance technical aspects
• Familiarity with sustainability practices and initiatives (advantageous)

Behaviour

• Highly methodical and detail-oriented approach to all tasks
• Proactive and self-motivated with strong initiative
• Excellent interpersonal and customer service orientation
• Collaborative team player with strong leadership capabilities
• Safety-conscious and compliance-focused mindset
• High integrity and professional ethics
• Assertive communication style when required
• Ability to work effectively under pressure and manage competing priorities

Skills

• Advanced technical knowledge of building systems and maintenance procedures
• Strong administrative and financial management capabilities
• Excellent communication, negotiation, and problem-solving abilities
• Superior organizational and multitasking skills with effective workload prioritization
• Demonstrated leadership and team management competencies
• Proficiency in Microsoft Office Suite and relevant software systems (IFS preferred)
• Strong coordination abilities across multiple stakeholders and locations
• Exceptional attention to detail and quality control
• Effective time management and deadline adherence

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➡️ Candidater en ligne

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