Opportunité de Carrière : Administrateur de Bureau chez Mattel en Malaisie

Présentation de l’entreprise

Mattel est un leader mondial dans le secteur des jouets et du divertissement familial, reconnu pour sa capacité à inspirer et divertir des générations à travers ses marques emblématiques telles que Barbie, Hot Wheels et Fisher-Price. L’entreprise met un point d’honneur à nourrir un environnement de travail inclusif où chaque membre de l’équipe se sent respecté, entendu et valorisé. À travers une culture de l’**innovation**, de la **collaboration** et de l’**exécution**, Mattel s’engage à créer des produits et expériences qui correspondent à sa mission : *permettre aux enfants d’explorer la magie de l’enfance*.

Description du poste

Titre du poste : Administrateur de Bureau
Localisation : Kuala Lumpur – Selangor
Date de publication : 26 juin 2025

Le poste proposé vise à fournir un soutien administratif et de coordination pour le Responsable de la Planification de la Chaîne d’Approvisionnement et le Responsable de la Gestion des Commandes. Cette fonction est cruciale pour le bon fonctionnement du Hub Mondial de la Chaîne d’Approvisionnement de Mattel, impliquant des opérations de bureau, le soutien aux équipes internes et la coordination avec des prestataires externes en respect des politiques et réglementations de l’entreprise.

Responsabilités principales

Support Administratif

• Assistance administrative au Responsable du Réapprovisionnement pour l’APAC et au Responsable de la Demande & Gestion des Commandes pour la région SEA.
• Gestion des déplacements, hébergements, demandes de visa et besoins en restauration.
• Coordination des réunions d’affaires avec des visiteurs globaux et régionaux ; gestion des agendas et des rappels.
• Accueil et assistance aux visiteurs et clients externes.
• Traitement de tout le courrier entrant et sortant ainsi que des livraisons de colis.

Gestion des Bureaux et des Installations

• Supervision de l’équipement de bureau et de l’approvisionnement (photocopieurs, imprimantes, systèmes téléphoniques).
• Commandes de fournitures de bureau, de provisions pour la cantine et de matériaux d’impression selon les besoins.
• Réalisation de tâches en dehors du bureau, telles que des visites à des banques, centres de visa, organismes gouvernementaux pour le renouvellement de licences commerciales, et auprès de fournisseurs.
• Soutien à l’intégration des nouveaux employés.
• Coordination de la mise en place des installations après rénovation.
• Gestion des renouvellements de contrats de location de bureaux et des documents d’assurance associés.

Gestion des Fournisseurs et des Achats

• Relations avec les prestataires de services : agences de voyage, coursiers, services de nettoyage et entrepreneurs.
• Création de bons de commande dans le système P2P et suivi des factures et paiements liés aux services administratifs.

Engagement des Employés & RSE

• Coordination et soutien des initiatives RSE de l’entreprise et des programmes de philanthropie mondiale.
• Participation à des activités d’engagement des employés.
• Assistance à l’organisation de formations et de coordination selon les besoins.

Qualifications requises

Compétences et qualifications :

• Diplôme en Administration des Affaires ou domaine connexe.
• Minimum de 2 années d’expérience dans des rôles administratifs ou de gestion de bureau.
• Excellentes compétences interpersonnelles et en communication.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et à respecter les délais.
• Intégrité et discrétion élevées dans le traitement des informations confidentielles.
• Compétences solides en résolution de problèmes et en organisation.
• Compétences en négociation et gestion des fournisseurs.
• Maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit.
• Orienté sur les détails, fiable et motivé.

Candidature

Inclusivité : Mattel encourage tous les candidats à postuler, même si leur expérience ne correspond pas totalement à toutes les qualifications mentionnées. L’entreprise valorise la diversité et l’inclusion, et souhaite bâtir une équipe qui reflète cette volonté.

Postuler : Les candidats intéressés sont invités à consulter le lien suivant pour poser leur candidature : Postulez dès maintenant !

Conclusion

Mattel continue de se positionner comme un employeur de choix, valorisant la culture du travail d’équipe, l’innovation et l’excellence. Avec un modèle de travail flexible, l’entreprise permet à ses employés de maximiser leur potentiel tout en contribuant à un environnement de travail collaboratif. Cette offre d’emploi à Kuala Lumpur constitue une belle opportunité pour les professionnels motivés cherchant à évoluer dans une entreprise dynamique et respectueuse.

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📅 Date de publication de l’offre : Thu, 26 Jun 2025 22:10:07 GMT

🏢 Entreprise : Mattel

📍 Lieu : Kuala Lumpur – Selangor

💼 Intitulé du poste : Office Administrator

💶 Rémunération proposée :

📝 Description du poste : Company DescriptionCREATIVITY IS OUR SUPERPOWER. It’s our heritage and it’s also our future. Because we don’t just make toys. We create innovative products and experiences that inspire fans, entertain audiences and develop children through play. Mattel is at its best when every member of our team feels respected, included, and heard—when everyone can show up as themselves and do their best work every day. We value and share an infinite range of ideas and voices that evolve and broaden our perspectives with a reach that extends into all our brands, partners, and suppliers.Job DescriptionThe Opportunity:To provide comprehensive administrative and coordination support to the Supply Chain Planning Manager & Order Management Manager.The role ensures the smooth functioning of the Global Supply Chain Hub by managing office operations, supporting internal teams, and liaising with external service providers in compliance with company policies and regulations.What Your Impact Will Be:Administrative Support

• Provide administrative assistance to the APAC Replenishment Lead and SEA Demand Planning & Order Management Manager.
• Manage travel arrangements, accommodation, visa applications, and catering needs.
• Coordinate business meetings for global and regional visitors; manage agendas and send timely reminders.
• Greet and assist external visitors and customers.
• Handle all incoming and outgoing mail and courier deliveries.

Office & Facilities Management

• Oversee office equipment and supply maintenance (e.g., photocopiers, printers, telephone systems).
• Order office stationery, pantry supplies, and printing materials as required.
• Perform occasional out-of-office tasks such as visits to banks, visa centers, government agencies (e.g., for business license renewal), and suppliers.
• Support new hire onboarding, including seasonal parking, access cards, name cards, and printed materials.
• Coordinate post-renovation facilities setup and follow up on monthly maintenance of office utilities.
• Manage office rental agreement renewals, insurance coverage, and related documentation.

Vendor & Procurement Management

• Liaise with service providers including travel agencies, couriers, cleaning services, and contractors.
• Manage purchase order creation in the P2P system and follow up on vendor billing and payments related to administrative services.

Employee Engagement & CSR

• Coordinate and support company CSR initiatives and global philanthropy programs.
• Participate in employee engagement activities, including office decoration and event planning.
• Assist with training arrangements and coordination as needed.

QualificationsWhat We’re Looking For:

• Diploma or Degree in Business Administration or a related field
• Minimum of 2 years’ experience in administrative or office management roles
• Strong interpersonal and communication skills
• Excellent multitasking and time management abilities
• High level of integrity and discretion in handling confidential information
• Strong problem-solving and organizational skills
• Sound negotiation and vendor management capabilities
• Proficient in spoken and written English
• Detail-oriented, dependable, and self-motivated

Additional InformationDon’t meet every single requirement? At Mattel, we are dedicated to an inclusive workplace and a culture of belonging. If you’re excited about this role but your past experience doesn’t align perfectly with every qualification in the job description, we still encourage you to apply. You may be just the right candidate for this or other roles.How We Work:We are a purpose driven company aiming to empower generations to explore the wonder of childhood and reach their full potential. We live up to our purpose employing the following behaviors:

• We collaborate: Being a part of Mattel means being part of one team with shared values and common goals. Every person counts and working closely together always brings better results. Partnership is our process and our collective capabilities is our superpower.
• We innovate: At Mattel we always aim to find new and better ways to create innovative products and experiences. No matter where you work in the organization, you can always make a difference and have real impact. We welcome new ideas and value new initiatives that challenge conventional thinking.
• We execute: We are a performance-driven company. We strive for excellence and are focused on pursuing best-in-class outcomes. We believe in accountability and ownership and know that our people are at their best when they are empowered to create and deliver results.

Our Approach to Flexible Work:We embrace a flexible work model designed to empower a culture of growth, optimism, and wellbeing, where every employee can reach their full potential. Combining purposeful in-person collaboration with flexibility, our focus is to optimize performance and drive connection for moments that matter.Who We Are:Mattel is a leading global toy and family entertainment company and owner of one of the most iconic brand portfolios in the world. We engage consumers and fans through our franchise brands, including Barbie, Hot Wheels, Fisher-Price, American Girl, Thomas & Friends, UNO, Masters of the Universe, Matchbox, Monster High, MEGA and Polly Pocket, as well as other popular properties that we own or license in partnership with global entertainment companies. Our offerings include toys, content, consumer products, digital and live experiences. Our products are sold in collaboration with the world’s leading retail and ecommerce companies. Since its founding in 1945, Mattel is proud to be a trusted partner in empowering generations to explore the wonder of childhood and reach their full potential.Mattel’s award-winning workplace culture has been recognized by Forbes, Fast Company, Newsweek, Great Place to Work, TIME, and more.Visit us at and .Mattel is an Equal Opportunity Employer where we want you to bring your authentic self to work every day. We welcome all job seekers, and all applicants will receive consideration for employment.Videos to watch:

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