Opportunité de Carrière : Specialist en Management de Bureau

Poste proposé par PropertyGuru à Singapour

À propos de PropertyGuru

PropertyGuru se positionne comme le leader de la technologie immobilière (PropTech) en Asie du Sud-Est, touchant plus de 32 millions d’acheteurs de biens immobiliers mensuellement. Avec plus de 2,1 millions d’annonces et des insights approfondis, la plateforme aide les utilisateurs à naviguer dans le marché immobilier de manière informée à travers Singapour, la Malaisie, la Thaïlande et le Vietnam. Fondée à Singapour en 2007, PropertyGuru continue d’évoluer en tant qu’entité reconnue, développant des applications mobiles primées et des plateformes de marché en ligne pour améliorer la transparence du parcours immobilier.

Description du Poste

En tant que Office Management Specialist, vous serez un acteur clé dans la représentation positive de l’entreprise lors des interactions avec les clients et les visiteurs. Vos responsabilités incluront la gestion des demandes au comptoir de réception, le traitement des communications téléphoniques, ainsi que la liaison avec les fournisseurs et prestataires.

Mission et Responsabilités

Les principales missions du poste comprennent :

• **Gestion des Inquiries** : Accueillir et répondre aux demandes des visiteurs et clients.
• **Communication** : Gérer les appels entrants et sortants, répondre aux questions complexes, et transmettre les messages appropriés.
• **Relations Fournisseurs** : Négocier et gérer les contrats pour une livraison de services de haute qualité.
• **Gestion des Dépenses** : Superviser les ressources de bureau, optimiser les coûts et gérer les fournitures.
• **Sécurité et Propreté** : Garantir un environnement de travail sûr et propre en supervisant les activités de nettoyage.
• **Support Administratif** : Effectuer des tâches administratives variées, y compris la saisie de données et le classement de documents.
• **Gestion des Espaces** : Assurer que les salles de réunion soient préparées et propres, et gérer la réception des biens.
• **Engagement Communautaire** : Superviser l’envoi de cadeaux d’appréciation et organiser des événements d’entreprise.

Profil Recherché

Le candidat idéal devra démontrer :

• **Expérience Requise** : Antécédents éprouvés dans des fonctions administratives ou de gestion de bureau, idéalement avec une expérience dans les déménagements de bureau.
• **Compétences Technologiques** : Maîtrise avancée de MS Office, notamment Excel, Word, et PowerPoint.
• **Compétences Interpersonnelles** : Excellentes aptitudes en matière de négociation, de gestion du temps et de travail sous pression.
• **Autonomie** : Capacité à travailler de manière indépendante avec une attitude positive.
• **Leadership** : Compétences en gestion d’équipe et responsabilité.

Engagement de l’Entreprise

PropertyGuru propose un environnement de travail flexible en mode hybride, centré sur les résultats. Le package de récompenses inclut des avantages holistiques couvrant la santé financière, physique et mentale. Des possibilités de développement de carrière et des avantages inclusifs, tels que le congé de paternité égal, sont également offerts pour promouvoir un équilibre travail-vie personnelle.

Informations Pratiques

Salaire : À définir au moment de l’embauche.

Localisation : Singapour

Date d’affichage : 3 juillet 2025

Postulez dès maintenant !

Cette annonce respecte les standards d’équité et d’inclusion. PropertyGuru s’engage à promouvoir un environnement de travail sans discrimination.

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📅 Date de publication de l’offre : Thu, 03 Jul 2025 06:58:59 GMT

🏢 Entreprise : PropertyGuru

📍 Lieu : Singapore

💼 Intitulé du poste : Office Management Specialist

💶 Rémunération proposée :

📝 Description du poste : PropertyGuru is Southeast Asia’s leading PropTech company, and the preferred destination for over 32 million property seekers monthly to connect with over 50,000 agents monthly to find their dream home. PropertyGuru empowers property seekers with more than 2.1 million real estate listings, in-depth insights, and solutions that enable them to make confident property decisions across Singapore, Malaysia, Thailand and Vietnam.was launched in Singapore in 2007 and since then, PropertyGuru Group has made the property journey a transparent one for property seekers in Southeast Asia. In the last 18 years, PropertyGuru has grown into a high-growth PropTech company with a robust portfolio including leading property marketplaces and award-winning mobile apps across its markets in Singapore, Malaysia, Vietnam, Thailand as well as the region’s biggest and most respected industry recognition platform – PropertyGuru Asia Property , events and publications across Asia.For more information, please visit: ; .As a Guru you will be accountable for:Ensuring that the company is positively represented in all interactions and promoting a positive impression to customers and visitors. Overseeing the management of guest and visitor inquiries at the reception counter.Managing all incoming or outgoing calls appropriately and courteously. Handling complex inquiries, transferring phone calls, and taking messages for related staff.Leading the liaison with vendors and suppliers for office management services, including couriers’/shipment arrangements. Negotiating contracts and managing relationships to ensure high-quality service delivery.Overseeing the office’s expenses and equipment, including stationery supplies and cleaning materials. Implementing cost-saving measures and ensuring efficient inventory management.Ensuring the overall safety, security, and cleanliness of the corporate office by supervising housekeeping activities.Performing and overseeing administrative duties such as data entry, photocopying, and filing of documents. Maintaining and updating seating charts and employee contact information lists. * Maintain and update seating charts and employee contact information lists

• Liaise with building management and relevant vendors on mechanical and electrical faults
• Support onboarding and offboarding logistic (welcome pack, building or door access card etc.)
• Ensure continuous maintenance contracts for services for the office
• Analyze, direct, and report on all cost containment opportunities related to support services (invoicing, mail, supply/furniture ordering, space allocations, facility management, etc.)
• Management of meeting rooms: to ensure the environment of all meeting rooms are clean and tidy and to supply the meeting resources on time.
• Management of goods received: to take record and distribute all delivered goods from supplier through proper checking.
• Management on workplace: to ensure the environment is clean and all reading materials (newspaper, magazines etc.) are kept neatly and tidily.
• To submit all payment requests to Finance department on a timely basis for courier service, utility charges etc.
• Asset management: to manage the borrowing of projectors and terminals and ensure all assets are always in good condition.
• Prepare and generate administrative reports.
• Responsible for the distribution of company’s appreciation gifts, token and goodies for any function organized by the company.
• Ordering flowers for employees (hospitalization, maternity)
• Responsible for the distribution of company’s appreciation gifts, token and goodies for any function organised by the company.
• Provide general office support to staff in the office
• To undertake special assignments, ad-hoc functions and related duties as and when required.

We’re looking for someone who has:Proven experience in a senior clerical and administrative capacity, preferably as an office admin or similar role. Candidates with significant experience in office moves are preferred.Advanced proficiency in MS Office, especially Excel, Word, and PowerPoint. Exceptional multi-tasking, prioritization skills, and the ability to work well under pressure. Excellent negotiating skills.A positive attitude and the ability to work independently with minimal supervision. Strong leadership and team management abilities.Our commitment to you:Hybrid flexible working that focuses on outcomes over hours.Holistic rewards package covering your financial, physical & mental health.Multi-directional career development across all levels.Inclusive benefits like equal paternity leave, supporting all employees in work-life balance.

➡️ Candidater en ligne

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🔎 Offre d’emploi vérifiée et enrichie selon la ligne éditoriale de l’Association Artia13 : éthique, inclusion, transparence et vigilance contre les annonces trompeuses.

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