Opportunité d’Emploi : Office Manager à Lisbonne

Présentation générale

Poste : Office Manager
Entreprise : Empresa Confidencial
Localisation : Lisbonne, Portugal
Type de contrat : Temps plein
Organisation du travail : En présentiel

Description du poste

L’Office Manager est un poste clé au sein de l’entreprise, responsable de la gestion des opérations de bureau et des programmes de voyage d’entreprise. Cette fonction nécessite une approche proactive et une excellente capacité d’organisation pour garantir le bon fonctionnement des opérations de bureau sur la péninsule ibérique.

Responsabilités principales

*Les responsabilités de l’Office Manager se divisent en plusieurs catégories :*

Gestion de bureau

• Supervision des opérations pour les bureaux de la région ibérique, en agissant comme point de contact principal pour toutes les questions liées au bureau.
• Gestion des contrats et relations avec les fournisseurs d’équipement de bureau, services de nettoyage, et autres besoins.
• S’assurer que toutes les normes de sécurité, de santé et de sécurité sont respectées.
• Négociation des baux et gestion des relations avec les gestionnaires immobiliers.
• Assistance aux bureaux locaux pour le traitement des permis d’affaires et exigences associées.
• Communication régulière avec les bureaux locaux concernant la gestion générale des bureaux et les besoins d’entretien.
• Établir des procédures unifiées pour garantir la conformité aux directives de l’entreprise sur tous les sujets liés aux bureaux.
• Assurer le respect du budget pour les dépenses de bureau.
• Gestion des performances du personnel administratif et de secrétariat.

Gestion des voyages

• Supervision du programme de voyages d’entreprise en tant qu’administrateur principal.
• Aide à la mise en place et à la formation des nouveaux employés sur les processus de voyage.
• Gestion du compte Uber de l’entreprise, incluant l’accès, les programmes de voyage, et les bons.
• Administration de tous les aspects des voyages exécutifs, y compris la réservation de vols, d’hébergements et de transports.
• Communication avec les bureaux locaux sur les services de flotte.
• Coordination d’itinéraires détaillés pour les visites de l’équipe exécutive à travers la région européenne.
• Préparation de rapports de durabilité trimestriels pour le responsable de la durabilité du groupe.
• Suivi des dépenses de voyage par rapport aux budgets, avec des rapports trimestriels sur les dépenses de voyage.

Documentation

• Préparation de la documentation de l’entreprise, en veillant à l’exactitude et à la conformité avec les normes internes.
• Gestion des approbations et des flux de travail documentaires pour assurer le traitement rapide de toute documentation requise.

Qualifications minimales

• Langue maternelle ou fluente en portugais ; compétences professionnelles en anglais (écrit et oral).
• Au moins 3 ans d’expérience pertinente dans un rôle similaire (administrateur de support commercial, agent administratif, soutien opérationnel, etc.).
• Excellentes compétences organisationnelles avec une attention particulière aux détails et à la capacité de gérer les priorités.
• Expérience en gestion de bureau et interaction avec des gestionnaires immobiliers dans plusieurs pays est un plus.
• Confidentialité et discrétion élevées.
• Expérience en gestion de voyages.
• Compétences en communication et gestion des relations interpersonnelles.
• Compétences techniques avancées (Office 365, applications de messagerie et de réunion, outils récents de gestion de flux de travail).
• Proactivité dans l’anticipation des problèmes et compétences analytiques et de résolution de problèmes.
• Volonté d’apprendre et d’améliorer le statu quo.

Informations supplémentaires

Localisation : Lisbonne, Portugal
Date de publication : 13 juillet 2025
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Cette annonce constitue une occasion intéressante pour les professionnels qualifiés souhaitant s’investir dans un environnement dynamique à Lisbonne. L’entreprise valorise la diversité et encourage toutes les candidatures, reflétant ainsi une politique d’égalité des chances.

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📅 Date de publication de l’offre : Sun, 13 Jul 2025 22:31:10 GMT

🏢 Entreprise :

📍 Lieu : Lisboa

💼 Intitulé du poste : Office Manager

💶 Rémunération proposée :

📝 Description du poste : Empresa:Empresa ConfidencialDescrição da FunçãoJob Title: Office ManagerLocation: LisbonType: Full-TimeWork Arrangement: In-officeJob Overview: The Office Manager oversees office operations and corporate travel programs. Key duties include managing supplier contracts, office supplies, leases, and ensuring compliance with safety standards. The role also administers executive travel, coordinates itineraries, monitors travel budgets, and supports leadership with ad hoc projects and documentation management.Job Responsibilities:Office Management

• Oversee operations for offices across the Iberian region, acting as the primary point of contact for any office-related inquiries and issues.
• Manage supplier contracts and relationships for office equipment, utilities, first aid, and cleaning services and others as required.
• Ensures compliance to safety, health and security standards.
• Negotiate lease agreements, coordinate office relocations, and manage relationships with property managers.
• Provides assistance to all local offices on the processing of business permits and related requirements.
• Communicates with local offices on general office management such as but not limited to repairs and maintenance, cleaning schedules, renovation and other similar scope.
• Establish unified processes and procedures across the region to ensure company’s guidelines are followed in relation to all office related matters.
• Ensure budget compliance for office related expenses.
• Responsible for performance management of clerical and administrative personnel.

Characteristics of the role:2 direct reports (1 Spain, 1 Portugal)Responsible for office lease contract & contracts related to office services:

• Electricity
• Heating
• Cleaning & Maintenance
• Work spaces
• Coffee and fruit
• Etc

Travel Management

• Oversee the corporate travel program, serving as the primary travel administrator.
• Provide assistance with setup and training of new employees.
• Administrator for the company’s Uber account, managing access, travel programs and vouchers.
• Manage all aspects of executive travel, including booking flights, accommodation, and transportation as required.
• Communicates with local offices on all matters relating to fleet services.
• Coordinate detailed itineraries for global executive team visits across the European region.
• Prepare quarterly sustainability reports for group sustainability manager.
• Track travel spend against travel budgets, providing quarterly travel spend reports.

Documentation

• Prepare company documentation, ensuring accuracy and adherence to company standards.
• Manage approvals and document workflows, ensuring timely processing of all documentation.

Minimum Qualifications:

• Native/fluent Portuguese skills
• Professional English skills (written and spoken)
• Minimum 3 years of relevant experience as a Business Support Administrator, Administrative Officer, Operations Support, or a similar role
• Organisational and administrative skills, including strong attention to detail, meeting
• deadlines and the ability to prioritise and control own workload with relevant systems and processes in place
• Experience with office management and dealing with property managers across multiple locations and countries will be highly regarded.
• High level of confidentiality and discretion.
• Experience with travel management.
• Excellent communication, interpersonal and stakeholder management skills .
• Technically savvy – Office 365, messaging and meeting apps, recent technology tools and solutions for managing workflow, fast learner of new technology and platforms.
• Proactiveness to ensure any issues are anticipated and relevant sources are addressed; strong data analytical and problem-solving skills.
• Eagerness to always learn and see how you can improve the status quo.

ObservaçõesLisboa (Portugal)

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