Offre d’Emploi : Senior Office & Facility Officer

Entreprise : Allianz en Arabie Saoudite

L’Arabie Saoudite, un pays en pleine évolution économique, offre des opportunités d’emploi intéressantes, notamment au sein de grandes entreprises comme Allianz. Cette annonce met en avant un poste clé au sein de leur département Office et Facilities, un rôle essentiel pour le bon fonctionnement des opérations. Voici un aperçu détaillé des responsabilités et des exigences liées à ce poste.

Responsabilités Principales

Le titulaire du poste aura la responsabilité de plusieurs domaines critiques :

• Procurement : Gestion des achats de fournitures de bureau et équipements essentiels.
• Vendor Management : Sélection et supervision des fournisseurs pour assurer leur conformité aux normes de l’entreprise.
• Event Management : Organisation d’événements d’entreprise, tels que des réunions festives et des célébrations nationales.
• Hospitality : Coordination des services d’hospitalité pour les visiteurs et les réunions importantes.
• Support Staff Supervision : Gestion et délégation des tâches au personnel de soutien de bureau.
• Governmental Licensing : Gestion des licences et certifications réglementaires essentielles.
• Immigration Services : Supervision des démarches d’obtention de permis de travail et de documentation pertinente.
• Insurance Management : Renouvellement et gestion des polices d’assurance de l’entreprise.
• Office Maintenance : Coordination avec des entrepreneurs pour l’entretien du bureau.
• Travel Coordination : Organisation des voyages d’affaires pour les employés.
• Policy and Procedure Management : Élaboration et mise à jour des politiques de bureau.
• Real Estate Coordination : Liaison avec les bailleurs pour les contrat de location.
• Environmental Initiatives : Promotion des initiatives environnementales au sein du bureau.

Exigences du Poste

Les candidats intéressés par ce poste doivent répondre à plusieurs critères:

• Éducation : Diplôme en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Connaissances Sectorielles : Compréhension des meilleures pratiques en gestion des installations.
• Compétences Interpersonnelles : Aptitudes en communication et en organisation.
• Techniques : Maîtrise du pack Microsoft Office et aptitude à faire des recherches en ligne.
• Travail en Équipe : Capacité à collaborer avec une équipe diversifiée.
• Adaptabilité : Flexibilité face aux changements dans l’environnement de travail.
• Conformité Légale : Être en règle pour travailler dans le pays d’opérations.

Conditions d’Emploi

Salaire attendu : Non spécifié dans l’annonce.

Localisation : الخبر.

Date de publication : 19 juin 2025.

Ce poste représente une opportunité unique de contribuer à l’efficacité opérationnelle d’une entreprise internationale. L’ouverture du poste à diverses candidatures reflète un engagement envers l’égalité des chances, ce qui est essentiel dans le paysage professionnel actuel.

Postulez dès maintenant !

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📅 Date de publication de l’offre : Thu, 19 Jun 2025 03:06:18 GMT

🏢 Entreprise : Allianz

📍 Lieu : الخبر

💼 Intitulé du poste : Senior Office & Facility officer

💶 Rémunération proposée :

📝 Description du poste : The areas of responsibility under the Office and Facilities department following:

• Procurement: Overseeing the procurement of non-IT items, including office supplies, stationery, kitchen provisions, and essential office equipment.
• Vendor Management: Screening and managing GSSS vendors, ensuring compliance with company standards.
• Event Management: Planning and coordinating key company events such as Ramadan gatherings, National Day celebrations, and other company events.
• Hospitality: Arranging hospitality services for company guests, meetings, and coordinating government visits.
• Support Staff Supervision: Managing and delegating tasks to office support staff, including cleaners and office assistants, while overseeing their schedules and productivity. Departmental Support: Providing administrative and logistical support across departments, including furniture moves, inventory management, and coordination with IT.
• Governmental Licensing: Handling the management of various governmental licenses and certifications, including Civil Defense, Municipal, SAGIA, Medical Coding, and Chamber of Commerce approvals.
• Immigration Services: Managing the issuance of work permits, MOFA documentation, and processing visit and work visas for employees.
• Renewals: Ensuring timely renewals of essential licenses and certifications, contracts such as the 3M CGS Certificate and fire extinguisher maintenance.
• Insurance Management: Maintaining and renewing the company’s insurance policies, including fire, allied perils, and professional indemnity coverage.
• Office Maintenance: Overseeing the maintenance of the office, by coordinating this with the Landlord team and other contractors.
• Travel Coordination: Handling business travel arrangements for employees, including booking tickets, hotel reservations, and managing EDS forms for high-risk travel destinations.
• Policy and Procedure Management: Developing, maintaining, and reviewing office policies and procedures, including those related to health and safety, event management, and standard operating procedures.
• Banking Relationships: Managing the company’s banking relationships, assisting the Finance Manager with banking tasks, and serving as an official company representative.
• Petty Cash Management: Serving as the custodian of petty cash.
• Postal and Courier Services: Managing the company’s postal and courier needs- cover for the Receptionist when she is on leave
• Webex and Reception Coverage: Setting up Webex meeting links for staff and providing this as a backup support when the receptionist is on leave.
• Parking Management: Coordinating guest parking arrangements and facilitating employee parking in collaboration with HR.
• Real Estate and Landlord Coordination: Acting as the primary contact for all matters related to the company’s rental contracts and liaising with landlord.
• Reporting: Compiling and submitting detailed reports, including incident reports, environmental reports, and expense dashboards.
• Environmental Initiatives: Leading environmental initiatives for the KSA office where possible.

Minimum Requirement:

• Education: Bachelor’s degree in Business Administration, or related field.
• Industry Knowledge: Understanding of facility Management related activities and best practices.
• Skills: Strong interpersonal, communication, and administrative skills.
• Technical Proficiency: Proficient in MS Office and internet research.
• Teamwork: Ability to work within a diverse team.
• Dependability: Proactive , structured ,and independent working method.
• Adaptability: Ability to adapt to changing work environments.
• Legal Compliance: Legally permitted to work in the country of operations.

➡️ Candidater en ligne

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