Offre d’Emploi : Administrative Assistant – Équipe Vietnam
Présentation de l’Entreprise
The Asia Group est une entreprise de conseil stratégique et commercial qui se consacre à promouvoir l’expansion des entreprises dans la région Indo-Pacifique. Cette société accompagne des clients variés, incluant des multinationales du Fortune 500, dans des domaines allant de la technologie à la défense. L’équipe Vietnam de The Asia Group est à la recherche d’un *Administrative Assistant* pour soutenir ses activités à partir du bureau de Hanoi.
Description du Poste
Au sein de ce poste, le candidat sélectionné jouera un rôle clé dans l’organisation et la gestion des opérations administratives de l’équipe Vietnam. Les responsabilités principales incluent :
- Coordination avec l’équipe des opérations basée à Washington, DC pour résoudre des enjeux administratifs variés tels que la paie, la comptabilité et la gestion des événements.
- Planification des voyages, des réunions et des rendez-vous pour les clients et les superviseurs.
- Collecte et synthèse d’informations requises par l’équipe sur des documents divers.
- Réponse aux demandes administratives et résolution des questions y afférentes.
- Gestion des fournitures de bureau et maintenance de l’équipement.
- Tenue d’un système de comptabilité des dépenses et de gestion de la petite caisse.
- Accueil des visiteurs et des clients.
- Organisation de systèmes de classement.
- Assistance potentielle pour l’intégration et la formation des nouveaux employés.
- Gestion des appels téléphoniques, avec filtrage si nécessaire.
- Exécution d’autres tâches liées selon les besoins.
Compétences et Qualités Requises
Les candidats doivent présenter un ensemble de compétences et qualités qui incluent :
- **Compétences linguistiques :** Maîtrise du vietnamien à l’oral et à l’écrit, ainsi qu’une bonne maîtrise de l’anglais.
- **Interpersonal skills :** Excellentes compétences en service à la clientèle.
- **Informatique :** Maîtrise de la Suite Microsoft Office et de Salesforce.
- **Organisation :** Capacité à gérer plusieurs tâches avec une attention minutieuse aux détails.
- **Systèmes de classement :** Connaissance de base des procédures administratives.
- **Autonomie :** Capacité à travailler de manière indépendante.
Formation et Expérience
Le candidat idéal devra répondre aux critères suivants :
- **Formation :** Diplôme d’associé requis ; un bachelor dans un domaine lié est préférable.
- **Expérience :** Trois à cinq ans d’expérience dans un rôle administratif.
Exigences Physiques
Les conditions physiques liées au poste incluent :
- Travail prolongé assis à un bureau et devant un ordinateur.
- Capacité à soulever occasionnellement jusqu’à 15 livres.
Informations Supplémentaires
Les candidats doivent être éligibles pour travailler au Vietnam. L’environnement de travail est principalement en présentiel, avec des avantages de flexibilité pour le télétravail. The Asia Group offre un salaire compétitif (en fonction de l’expérience), des prestations de santé premium, un généreux congé payé et des opportunités de formation régulières.
Localisation et Date
Lieu : Hoan Kiem, Hanoi
Date de publication : 26 juin 2025
Cette offre d’emploi invite à la candidature un large éventail de personnes, démontrant l’engagement de The Asia Group envers l’égalité des chances dans le recrutement.
📅 Date de publication de l’offre : Thu, 26 Jun 2025 22:35:47 GMT
🏢 Entreprise : The Asia Group
📍 Lieu : Hoan Kiem, Hanoi
💼 Intitulé du poste : Administrative Assistant – Vietnam Team
💶 Rémunération proposée :
📝 Description du poste : Job DescriptionThe Asia Group Vietnam is now accepting applications for an Administrative Assistant to join our Hanoi office. The employee will primarily support the firm’s Vietnam Team portfolio.The Asia Group is a strategic and business advisory firm that supports Fortune 500 corporations with market entry and expansion strategies, stakeholder engagement strategies, and complex conflict resolution initiatives in the Indo-Pacific region. The Asia Group’s clients cover a broad range of industries, including technology, manufacturing, energy, financial services, hospitality, pharmaceuticals, transportation, and defense.The Asia Group is looking for highly motivated candidates who are experienced in facilitating the efficient operation of the Hanoi Office by performing a variety of administrative and logistical tasks.
Responsibilities Include:
- Coordinates with the Operations Team in the TAG headquarter in DC on major administrative issues such as payroll, accounting, reimbursement, office supplies, IT infrastructure, health insurance management, and event management.
- Coordinates and schedules travel, meetings, and appointments for clients and supervisors in the Hanoi office.
- Retrieves information as requested from records, email, minutes, and other related documents; prepares written summaries of data when needed.
- Responds to and resolves administrative inquiries and questions.
- Maintains office supplies and coordinates maintenance of office equipment.
- Maintains a system for recording expenses and the use of petty cash.
- Welcomes and directs visitors and clients.
- Maintains filing systems as assigned.
- May assist in onboarding and training new employees.
- Answers and transfers phone calls, screening when necessary.
- Performs other related duties as assigned.
Required Skills/Abilities:
- Native verbal and written communication skills in Vietnamese and excellent listening and writing communication skills in English.
- Excellent interpersonal and customer service skills.
- Proficient in Microsoft Office Suite, Salesforce, and related software.
- Excellent organizational skills and attention to detail.
- Basic understanding of clerical procedures and systems such as recordkeeping and filing.
- Ability to work independently.
Education and Experience:
- Associate’s degree required; Bachelor’s degree in related field preferred.
- Three to five years of experience in an administrative role.
Physical Requirements:
- Prolonged periods sitting at a desk and working on a computer.
- Must be able to lift up to 15 pounds at times.
Candidates must be eligible to work in Vietnam. Employees will work in an in-person environment, with remote benefits allowing flexibility. TAG provides competitive salary (commensurate with experience levels), premium health benefits, generous paid time off, and regular training opportunities.
🔎 Offre d’emploi vérifiée et enrichie selon la ligne éditoriale de l’Association Artia13 : éthique, inclusion, transparence et vigilance contre les annonces trompeuses.
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