Workplace Experience Coordinator
Opportunité d’Emploi : Workplace Experience Coordinator
Présentation de l’Entreprise
Invid LLC se positionne comme un acteur dynamique dans la promotion de l’expérience des employés. À travers une approche axée sur la productivité et le bien-être au travail, Invid LLC recherche des individus motivés pour rejoindre son équipe à San Juan, Porto Rico.
Description du Poste
Le poste de Workplace Experience Coordinator revêt une importance cruciale, car il allie des compétences en gestion administrative, en gestion des installations, ainsi qu’en sécurité et expérience des employés. Ce rôle est destiné à assurer un environnement de travail agréable, efficace et accueillant pour tous les collaborateurs et visiteurs.
Duties and Responsibilities
Support Administratif
- Gestion des calendriers internes, des réservations de salles de conférence et de la logistique des réunions.
- Gestion des achats et réapprovisionnement en uniformes, fournitures de bureau et de cuisine.
- Aide à l’intégration des nouveaux employés, y compris la préparation des bureaux.
- Organisation et suivi des documents de l’entreprise, des livraisons et des dossiers des fournisseurs.
- Supervision des communications téléphoniques et des courriels.
Santé et Sécurité
- Surveillance de la conformité aux règlements de santé et de sécurité.
- Contrôle régulier des extincteurs et des fournitures de premiers secours.
- Coordination des inspections de sécurité.
- Gestion des accès au bâtiment et des protocoles de sécurité.
Opérations de Bureau et installations
- Gestion des besoins quotidiens, y compris la propreté des espaces communs.
- Coordination de la maintenance des services essentiels tels que le réseau Internet.
- Gestion des relations avec les fournisseurs et prestataires de services.
- Maintien de l’inventaire des fournitures de bureau.
Expérience des Employés et Accueil
- Accueil et assistance des employés et visiteurs avec professionnalisme.
- Soutien à l’organisation d’événements internes et d’activités d’équipe.
- Création d’un environnement de travail positif et inclusif.
Compétences Requises
Connaissances Clés :
- Capacité à rédiger et à corriger des documents avec exactitude.
- Maîtrise de l’anglais et de l’espagnol, tant à l’écrit qu’à l’oral.
- Compétences éprouvées en service client et relations clients.
- Expérience avec des outils de collaboration en ligne.
Attributs Souhaités :
- Orientation vers le service et compétences en communication.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
- Compétences en résolution de problèmes et gestion des priorités.
Exigences Éducatives et Expériences
Le candidat idéal détiendra un Bachelor’s degree en Administration des Affaires et aura au moins trois ans d’expérience dans un rôle administratif similaire.
Avantages Offerts
Ce poste prévoit plusieurs avantages tels que l’assurance santé, des primes de performance, un programme de retraite, ainsi qu’un programme de développement continu, contribuant à un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
Modalités et Conditions de Travail
Le poste est à temps plein et nécessite une présence sur site à San Juan, Porto Rico. La fourchette salariale est établie entre 16 $ et 19 $ de l’heure.
Pour en savoir plus et postuler : Postulez dès maintenant !
En postulant à ce poste, vous rejoindrez une entreprise qui valorise la diversité et l’inclusion, et qui s’engage à offrir un environnement de travail respectueux et agréable pour tous.
📅 Date de publication de l’offre : Wed, 18 Jun 2025 22:12:15 GMT
🏢 Entreprise : Invid Llc
📍 Lieu : San Juan, PR
💼 Intitulé du poste : Workplace Experience Coordinator
💶 Rémunération proposée : $16 – 19 per hour
📝 Description du poste : We’re looking for a proactive, detail-oriented Workplace Experience Coordinator to join our team onsite and take ownership of our office’s daily operations. This role blends administrative support, facilities management, health & safety, and people experience to ensure a seamless, welcoming, and functional environment for employees and visitors alike.*Duties and Responsibilities:*Administrative Support
- Manage internal calendars, conference room bookings, and meeting logistics.
- Handle purchases and restocking of uniforms, goodies, office, and kitchen supplies.
- Assist with onboarding logistics and desk setups for new hires.
- Track and organize company documents, deliveries, and vendor records.
- Oversees telephone services, email correspondence, and mail distribution. Manage incoming and outgoing correspondence, including emails, faxes, mail, and packages.
- Answer phone calls and transfer callers as appropriate in a professional manner.
- Support ad-hoc administrative tasks as needed (e.g., expense reporting, coordinating appointments, etc.).
Health & Security
- Monitor and ensure compliance with health and safety regulations in the workplace.
- Regularly check fire extinguisher expiration dates and first aid supplies.
- Coordinate routine inspections and maintenance of emergency and safety systems.
- Report and follow up on safety issues or building incidents.
- Oversee office access control, visitor sign-in, and building security protocols.
Office & Facilities Operations
- Oversee daily office needs: kitchen upkeep, cleanliness, and meeting room readiness.
- Coordinate maintenance and repairs for internet services, air conditioners, and appliances.
- Serve as the main contact for facility-related vendors and service providers.
- Maintain inventory of essential supplies and place timely orders.
- Address general building issues.
People Experience & Front Desk
- Welcome and assist employees, guests, and clients at the front desk with professionalism.
- Ensure a positive, comfortable, and organized office environment.
- Support and help execute in-house events, team activities, and celebrations.
- Assist with internal communication around office happenings or policy updates.
- Manage inquiries received from the technical support ticketing system.
- Able to create and share innovative ideas for the company’s agility.
- Create a warm, inclusive, and helpful presence as the first point of contact for the office.
*Knowledge*
- Strong proofreading and redaction skills.
- Strong grammar and punctuation knowledge in English and Spanish.
- Able to translate documentation from English to Spanish and vice versa.
- Experience in processing and reporting on office expenses.
- Experience in client relationships and customer service.
- Hands-on experience with MS Office Suite (particularly MS Word, MS PPT, and MS Excel).
- Highly organized and able to create an organized and easy-to-follow system for others.
- Ability to handle duties simultaneously.
- Independently motivated. Able to take on tasks and duties without immediate direction.
Able to organize, coordinate, create, and attend internal and external activities.
- Experience working with web-based collaborative platforms such as SharePoint.
*Required Attributes*
- Strong service orientation with a professional, welcoming demeanor.
- Bilingual: fluent in both English and Spanish (written and verbal).
- Excellent communication skills with a proactive, solution-focused mindset.
- Highly organized with strong time management and attention to detail.
- Demonstrated accountability and ownership of tasks and outcomes.
- Able to work independently and collaboratively in a team environment.
- Strong problem-solving skills and ability to manage competing priorities.
- Comfortable operating in a dynamic, fast-paced workplace.
- Proficient in standard office software (e.g., Google Workspace, Microsoft Office).
- Self-aware, confident, and capable of taking initiative when needed.
*Education and Experience*Bachelor’s degree in Business Administration and have at least three (3) years of proven working experience as an Administrative Assistant, Executive Assistant, Office Coordinator, Office Manager, or similar role.*Benefits*
- Health Insurance (Medical, Dental, Pharmacy, Vision)
- Life Insurance
- Christmas Bonus
- Performance Bonus
- Anniversary Day Off
- PTO and Sick Leave
- Retirement Plan (401K)
- Continuous Education Program
Must be a US Citizen and a US ResidentThe work modality is On-site (San Juan, PR)EEOJob Type: Full-timePay: $16.00 – $19.00 per hourBenefits:
- 401(k)
- 401(k) matching
- Dental insurance
- Flexible schedule
- Health insurance
- Life insurance
- Paid time off
- Parental leave
- Professional development assistance
- Referral program
- Retirement plan
- Vision insurance
Schedule:
- 8 hour shift
- Monday to Friday
Work Location: In person
🔎 Offre d’emploi vérifiée et enrichie selon la ligne éditoriale de l’Association Artia13 : éthique, inclusion, transparence et vigilance contre les annonces trompeuses.
🌍 Retrouvez d’autres offres sur artia13.world
