Poste d’Executive Partner chez Smartsourcing

Présentation de l’Entreprise

Smartsourcing est une entreprise reconnue pour son approche innovante dans le secteur des ressources humaines. Située à Cebu City, elle a été couronnée de plusieurs prix, notamment par HR Asia, comme l’une des Meilleures Entreprises pour Travailler. Smartsourcing se consacre à la mission de transformer des vies en s’assurant que chaque membre de l’équipe se sente soutenu et valorisé.

Détails du Poste

Titre du poste : Executive Partner
Localisation : JEG Tower, Archbishop Reyes, Corner Acacia St., Barangay Kamputhaw, Cebu City, 6000 Cebu
Salaire attendu : À déterminer
Date de publication : 24 Mai 2025

Description du Poste

Le poste d’Executive Partner nécessite une personne disposant d’une solide expérience en soutien administratif de haut niveau. Ce rôle exige un professionnel aguerri pouvant gérer des responsabilités complexes tout en maintenant la confidentialité. L’Executive Partner sert de liaison entre l’équipe dirigeante et les parties prenantes internes et externes, assurant ainsi le bon fonctionnement du bureau exécutif.

Responsabilités Clés

• Gestion proactive des calendriers : inclut la planification de réunions, de rendez-vous et d’organisations de voyages pour les cadres supérieurs.
• Rédaction et gestion de correspondances : être responsable de la rédaction de documents exécutifs avec un haut niveau de professionnalisme.
• Point de contact principal : agir en tant que liaison entre les dirigeants et divers clients et parties prenantes.
• Coordination d’événements : préparer les réunions du conseil d’administration et d’autres événements de haute importance.
• Suivi des projets : surveiller les délais et assurer le suivi des livrables au niveau exécutif.
• Gestion documentaire : maintenir des systèmes de classement efficaces pour les documents physiques et numériques.
• Recherche et préparation : effectuer des recherches et préparer des documents de briefing.
• Gestion de l’information sensible : traiter les informations confidentielles avec un haut degré de discrétion.
• Support budgétaire : aider dans les processus de rapport d’expenses.
• Mentorat : guider les autres membres du personnel administratif.

Exigences Requises

• Formation : Licence en administration des affaires, gestion ou domaine connexe.
• Expérience : 5 à 8 ans d’expérience pertinente dans un soutien exécutif.
• Compétences techniques : maîtrise de Microsoft Office et d’autres outils de productivité.
• Compétences organisationnelles : compétences exceptionnelles en communication et en gestion des priorités.
• Professionnalisme : apporter un haut niveau de discrétion et de confidentialité.

Conditions de Travail

• Travail basé au bureau avec possibilité de flexibilité hybride.
• Heures supplémentaires occasionnelles ou déplacements selon les engagements des dirigeants.

Avantages Offerts

Travailler chez Smartsourcing, c’est bénéficier de nombreux avantages, notamment :

• Week-ends fixes
• Congés de Noël prolongés
• Couverture HMO dès le premier jour
• Assurance vie de groupe dès le premier jour
• Repas gratuits tous les jours
• Café gratuit préparé par un barista
• Boni de participation et de performance attrayants
• Programme de bien-être sportif et formidables événements d’entreprise

Conclusion

Si vous êtes intéressé(e) par un parcours professionnel stimulant et enrichissant chez Smartsourcing, n’hésitez pas à postuler dès maintenant. Ce poste représente une occasion unique de participer à un environnement de travail novateur et inclusif, où chaque contribution est valorisée.

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📅 Date de publication de l’offre : Sat, 24 May 2025 05:04:02 GMT

🏢 Entreprise : Smartsourcing

📍 Lieu : Cebu City, Cebu

💼 Intitulé du poste : Executive Partner

💶 Rémunération proposée :

📝 Description du poste : Job Description:Hi! We’re Smartsourcing, looking for an Executive Partner who can work with us full-time and on-site! This is your chance to thrive in an award-winning workplace where precision meets innovation, and your organizational skills make a real impact.📍 Where You’ll BeJEG Tower, Archbishop Reyes, Corner Acacia St., Barangay Kamputhaw, Cebu City, 6000 CebuJob Summary:The Executive Assistant provides high-level, confidential administrative support to senior executives. This role requires a seasoned professional who exercises discretion, handles complex responsibilities, and serves as a liaison between the executive team and internal/external stakeholders. The Executive Assistant ensures efficient operation and professional image of the executive office.Key Responsibilities:

• Provide proactive calendar management, including scheduling meetings, appointments, and travel arrangements for senior executives.
• Draft, review, and manage executive correspondence, presentations, and reports with a high degree of professionalism and confidentiality.
• Serve as the point of contact between executives and internal/external clients, stakeholders, and employees.
• Coordinate and prepare materials for board meetings, executive meetings, and other high-level events.
• Monitor and manage executive-level projects, including tracking deadlines and follow-ups on deliverables.
• Maintain efficient filing systems and document management (physical and digital).
• Conduct research and prepare briefing documents, meeting agendas, and talking points for key engagements.
• Handle confidential and sensitive information with discretion and integrity.
• Support budgeting and expense reporting processes using internal systems and tools.
• Mentor junior administrative staff or collaborate with other executive assistants across the organization.

Requirements:Qualifications:

• Bachelor’s degree in Business Administration, Management, or related field.
• At least 5-8 years of relevant executive support experience, ideally in a corporate or multinational environment.
• Demonstrated ability to handle complex scheduling, communications, and high-stakes correspondence.
• Proficiency in Microsoft Office Suite and other productivity tools (e.g., Zoom, SharePoint, Adobe, AI will be a plus).
• Excellent organizational, communication, and interpersonal skills.
• Strong problem-solving abilities and decision-making skills under minimal supervision.
• High level of professionalism, discretion, and confidentiality.

Key Competencies:

• Professional Expertise: Applies broad professional knowledge of administrative and business practices.
• Independence: Works with minimal supervision; makes decisions within defined parameters.
• Complexity: Handles moderately complex and sensitive issues; able to prioritize across multiple tasks.
• Collaboration: Works effectively with senior leaders and cross-functional teams.
• Influence: May provide guidance to peers and junior staff; influences administrative practices.

Working Conditions:

• Office-based role with occasional flexibility for hybrid work (as per company policy).
• May require occasional extended hours or travel depending on executive schedules and commitments.

Benefits:Step Into the Smartsourcing Experience 😄Smartsourcing was created with one mission: to change lives. We’re here to ensure that businesses flourish and, just as importantly, that every member of the crew is inspired, supported, and set up to thrive. For the fourth year running, we’ve been recognized as one of HR Asia’s Best Companies to Work For. This award isn’t just a title-it’s a testament to our commitment to making Smartsourcing an incredible place to build a career.Why You’ll Love Working HereAt Smartsourcing, we believe the best work comes from people who feel seen, heard, and valued. That’s why we’re all about fostering an environment where you can be your true self. We take pride in being certified as a Great Place to Work, because we know that when you love where you work, extraordinary things happen. Here’s just a glimpse of what we offer:

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