Offre d’emploi : Assistant Virtuel Administratif chez Calgary Custom Concepts

Contexte de l’Entreprise

Calgary Custom Concepts, une entreprise de finition en menuiserie basée à Calgary, se spécialise dans la création de murs accentués sur mesure et de travaux de bois pour des clients résidentiels. Fondée par *Nicholas Svaikauskas*, cette société a été bâtie sur une vision claire : offrir un artisanat de haute qualité tout en intégrant des systèmes modernes qui favorisent une croissance durable. Calgary Custom Concepts est reconnue non seulement pour son souci du détail et ses œuvres esthétiques, mais également pour son engagement envers la collaboration locale, la satisfaction client et des opérations dirigées par des processus efficients.

Présentation du Poste

Le rôle d’**Assistant Virtuel Administratif** à temps partiel est essentiel pour garantir un fonctionnement fluide et efficace en coulisses. Ce poste implique la gestion des communications quotidiennes, le suivi des dossiers financiers et l’organisation des horaires, soutenant ainsi le PDG en maintenant les opérations organisées et en conformité avec les délais. Ce rôle convient à une personne qui se distingue par son souci du détail et qui désire contribuer à une entreprise créative en plein essor dans le secteur de l’amélioration de l’habitat.

Profil Recherché

Cette opportunité s’adresse à des candidats qui :

• Se sentent à l’aise à jongler avec plusieurs boîtes mail et maintenir une communication efficace.
• Ont un fort sens du détail, particulièrement en ce qui concerne les données financières.
• Aiment travailler en coulisses pour préserver l’organisation.
• Préfèrent instaurer de l’ordre à partir du chaos, grâce à des calendriers, listes de contrôle et procédures opérationnelles standard (SOP).
• Apprécient des routines constantes avec des attentes claires.
• Souhaitent soutenir un propriétaire de petite entreprise et constater un impact visible.

Responsabilités du Rôle

Les responsabilités seront réparties comme suit :

Gestion des Boîtes Mail et Calendrier

• Surveiller et étiqueter les courriels à travers plusieurs boîtes (admin@, nicholas@, personnel).
• Appliquer des étiquettes SOP (p.ex. : Finance, Haute Priorité, Marketing).
• Répondre aux messages simples et signaler les éléments complexes au PDG.
• Planifier et ajuster les réunions avec des ordres du jour clairs.
• Ajouter des liens Zoom, des périodes tampons et des détails de contact aux invitations de calendrier.
• Revoir et réajuster l’agenda hebdomadaire avec le PDG.

Administration Financière et Comptabilité

• Synchroniser les comptes bancaires avec QuickBooks (QBO).
• Rapprocher les charges et catégoriser les transactions.
• Soumettre des reçus et factures à Dext.
• Traiter les salaires bihebdomadaires par le biais de Wagepoint.
• Télécharger les extraits électroniques et importer les factures du WCB trimestriellement.
• Effectuer des calculs selon la méthode Profit First.
• Gestion des comptes créditeurs et débiteurs.
• Suivre les projections mensuelles des coûts fixes et du flux de trésorerie.
• Aider à créer des factures liées à des projets spécifiques.

Coordination Interne et Reporting

• Préparer les ordres du jour pour les synchronisations quotidiennes avec le PDG.
• Mettre à jour les listes de tâches Connecteam et des SOP.
• Suivre les délais et le progrès des projets.
• Faire le point sur les mises à jour de statut et les obstacles lors des réunions quotidiennes.

Communication avec Clients et Fournisseurs

• Répondre aux appels des clients ou des fournisseurs.
• Transmettre les messages ou mises à jour de manière claire et ponctuelle.
• Confirmer ou reprogrammer des rendez-vous.
• Informez les clients des retards ou ajustements nécessaires.

Qualifications Requises

Qualifications Minimales :

• 2+ années d’expérience dans un rôle administratif ou d’assistant virtuel.
• Compétences organisationnelles et de communication solides.
• Expérience en comptabilité, idéalement avec QBO et Dext.
• Connaissance des feuilles de calcul et gestion des finances d’une petite entreprise.
• Capacité à gérer des boîtes mail et calendriers à fort volume.
• Capacité à suivre les SOP et à mettre à jour les flux de travail numériques.
• Doit posséder sa propre webcam, microphone et ordinateur.
• Anglais parlé et écrit excellent (Niveau C1-C2 sur l’échelle CECR).
• Accès à un espace de travail calme à domicile doté d’une connexion internet fiable (50 Mbps ou plus).

Qualifications Préférées :

• Expérience dans une entreprise de construction, de menuiserie ou liée au métier.
• Familiarité avec la méthode Profit First.
• Connaissance des systèmes bancaires canadiens et de la conformité en matière de paie.
• Expérience avec Connecteam ou des plateformes de gestion de tâches/projets similaires.
• Aisance dans les communications téléphoniques orientées client.

Détails du Poste

• Salaires : Q5,000 par mois.
• Type de Rôle : Temps partiel (environ 20 heures par semaine).
• Localisation : Guatemala (télétravail).
• Horaires : Lundi à Vendredi : 12h00 – 16h00.

Processus de Recrutement

Le processus de recrutement comprendra plusieurs étapes :

• Application / Screening : Remplissement d’un questionnaire, évaluation psychométrique et test de compétence en anglais.
• Évaluation des Compétences : Réalisation d’exercices/ projets pour simuler les tâches du poste.
• Entretien d’Évaluation des Compétences : Conversation de 60 à 90 minutes pour évaluer les compétences et la compatibilité culturelle.
• Entretien Final avec le Responsable de Recrutement : Discussion de 30 à 60 minutes pour définir les attentes et la vision du poste.

Le processus total dure généralement entre 2 et 4 semaines, selon la seniorité du poste.

Contact

Pour toute question ou problème lors de la soumission de votre candidature, veuillez contacter carlos.escobar@trymeteor.com.

Date de publication : 26 juin 2025

Postulez dès maintenant !

Cette offre respecte les normes d’inclusion et d’égalité des chances, visant à fournir un environnement de travail diversifié et respectueux pour tous.

---

📅 Date de publication de l’offre : Thu, 26 Jun 2025 22:22:05 GMT

🏢 Entreprise : METEOR

📍 Lieu : Ciudad de Guatemala

💼 Intitulé du poste : Calgary Custom Concepts – Administrative Virtual Assistant

💶 Rémunération proposée : 5000 per month

📝 Description du poste : ROLE SUMMARYABOUT THE COMPANYis a Calgary-based finish carpentry business specializing in custom accent walls and bespoke woodwork for residential clients. Founded by Nicholas Svaikauskas, the company was built with a clear vision: to provide high-quality craftsmanship while embracing modern systems that allow the business to grow sustainably. Calgary Custom Concepts is known not just for their attention to detail and aesthetic woodwork, but also for their commitment to local collaboration, client satisfaction, and process-driven operations. With a strong social media presence and community engagement, they aim to deliver both beautiful work and an exceptional client experience from consultation to installation.ABOUT THE ROLEThis part-time Administrative Virtual Assistant role is critical to helping the business run smoothly and efficiently behind the scenes. From managing daily communications to handling financial records and scheduling, this role supports the CEO by keeping operations organized and on track. While you won’t be on job sites, your impact will be felt across every project by ensuring key administrative and bookkeeping tasks are done accurately and on time. This is a fantastic opportunity for someone who thrives in detail-oriented environments and wants to be part of a growing and creative business in the home improvement industry.This position is perfect for someone who:✅ Feels comfortable juggling multiple inboxes and staying on top of comms✅ Has a strong eye for detail, especially with financial data✅ Enjoys working behind the scenes to keep things organized✅ Loves creating order out of chaos through calendars, checklists, and SOPs✅ Values consistent, repeatable routines with clear expectations✅ Wants to support a small business owner and make a visible impactROLE RESPONSIBILITIESINBOX & CALENDAR MANAGEMENTEnsures clear, timely communication and smooth scheduling operations.

• Monitor and tag emails across multiple inboxes (admin@, nicholas@, personal)
• Apply SOP tags (e.g., Finance, High Priority, Marketing)
• Respond to basic messages and flag complex items for CEO review
• Schedule, confirm, and adjust meetings with clear agendas
• Add Zoom links, buffers, and phone/contact details to calendar invites
• Review and reprioritize weekly schedule alongside CEO

FINANCIAL ADMIN & BOOKKEEPINGKeeps financial records accurate and helps track cash flow.

• Sync bank accounts with QuickBooks (QBO)
• Reconcile charges and categorize transactions
• Submit receipts and invoices to Dext
• Process biweekly payroll via Wagepoint
• Download e-statements and upload WCB invoices quarterly
• Perform Profit First calculations
• Accounts Payable / Accounts Receivable management and follow up
• Track monthly overhead and cash flow projections
• Assist with creating invoices and linking them to specific projects

INTERNAL COORDINATION & REPORTINGKeeps internal processes consistent and documented.

• Prepare agendas for daily syncs with the CEO
• Update Connecteam task lists and SOPs
• Track project timelines and progress
• Recap status updates and blockers during daily syncs

CLIENT & VENDOR COMMUNICATIONServes as a helpful point of contact when needed.

• Answer client or vendor calls as first point of contact
• Relay messages or updates clearly and on time
• Confirm or reschedule appointments
• Communicate delays or adjustments to clients

Although the responsibilities outlined above will form the core focus of your role, please note that your hiring manager may assign additional relevant tasks as needed to align with the evolving objectives of your position and the overall goals of our business.ROLE QUALIFICATIONSREQUIRED QUALIFICATIONS

• 2+ years in an administrative or virtual assistant role
• Strong organizational and communication skills
• Bookkeeping experience, ideally with QBO and Dext
• Comfortable working in spreadsheets and managing small business financials
• Experience handling inboxes and calendars with high volume
• Ability to follow SOPs and update digital workflows
• Must have own webcam, microphone, and computer (relevant software and subscriptions provided)
• Excellent English verbal and written language proficiency (C1–C2 in CEFR Scale)
• Access to a quiet work area at home with reliable internet (50 Mbps or more)

PREFERRED (« NICE-TO-HAVE ») QUALIFICATIONS

• Previous experience working with a construction, carpentry, or trades-related company
• Familiarity with Profit First methodology
• Prior exposure to Canadian banking systems and payroll compliance
• Experience using Connecteam or similar task/project management platforms
• Comfort in customer-facing phone communications

ROLE SPECIFICATIONS

• Base Salary: Q5,000 base salary.
• Role type: Part-time (Approximately 20 hours per week).

• Location: Guatemala (Remote – Work from home).
• Schedule: Monday to Friday: 12:00 PM – 4:00 PM.

RECRUITING PROCESS

• Application / Screening: When you apply for this position, we will ask you a short questionnaire to get to know you a little bit better and ask you for some additional inputs to see if you qualify for the position. In addition, we will ask you to complete a short psychometric evaluation and a short English proficiency assessment. The idea is to explore if this is a good fit before moving forward.

• Skills Assessment: You will be asked to complete a few exercises and/or projects designed to recreate the work tasks that you will be responsible for if you are given the role. This helps us gauge your skill level as well as give you a better idea of the required work.

• Skills Assessment Interview: This is a 60 min – 90 min conversation where we further test your skills, learn about your previous working experiences, and evaluate culture fit to the role and company.

• Hiring Manager Final Interview: This is a 30 min – 60 min conversation with the position’s Hiring Manager (and potentially a few company team members) to get to know you better and to set the expectations and vision for the role.

The entire process usually takes anywhere between 2-4 weeks to complete depending on the seniority of the position.CONTACT USIf you have any questions or run into any complications while submitting your application, please reach out to:carlos.escobar@trymeteor.com

➡️ Candidater en ligne

---

🔎 Offre d’emploi vérifiée et enrichie selon la ligne éditoriale de l’Association Artia13 : éthique, inclusion, transparence et vigilance contre les annonces trompeuses.

🌍 Retrouvez d’autres offres sur artia13.world