Emploi au Venezuela : Virtual Assistant pour Freelance Latin America

Titre du poste : Virtual Assistant

Entreprise : Freelance Latin America

Description du poste

Le rôle de Virtual Administrative Assistant est crucial pour assurer le bon fonctionnement quotidien des opérations d’entreprise. Le candidat retenu fournira un soutien essentiel au PDG ainsi qu’aux équipes internes dans divers domaines tels que la comptabilité, la communication par email, le support commercial, la coordination de projets et l’administration générale. Ce poste requiert des compétences organisationnelles exceptionnelles, un souci du détail, une forte capacité de communication écrite et la capacité de travailler de manière autonome dans un environnement numérique dynamique.

Responsabilités clés

1. Soutien à la comptabilité

• Rapprochement des transactions bancaires et des cartes de crédit dans Xero.
• Chargement des reçus et des factures sur Hubdoc.
• Suivi des comptes clients en souffrance.
• Gestion des comptes fournisseurs et paiement ponctuel des factures.
• Communication avec les fournisseurs ou clients concernant les mises à jour de paiement.

2. Support par email

• Revue et tri des emails quotidiens dans Gmail pour le PDG et la boîte de réception générale.
• Réponse aux emails concernant les réservations, les factures et les demandes basiques au nom du PDG.
• Préparation et envoi des propositions de factures selon les directives.
• Identification et désabonnement des listes d’email indésirables.
• Suppression ou archivage des spams et des emails commerciaux non sollicités.
• Signalement des emails importants nécessitant une réponse du PDG.

3. Soutien commercial

• Suivi hebdomadaire des devis et propositions ouverts.
• Utilisation de Shopify pour examiner l’activité des commandes et identifier les tendances.
• Création et mise à jour des listes de clients potentiels selon les critères du PDG.
• Utilisation de Calendly pour organiser des réunions pour le PDG avec des prospects et clients actuels.
• Coordination et planification des consultations finales pour les clients de mariage et suivi des propositions envoyées.
• Suivi de l’historique de communication avec les clients dans un outil CRM partagé.

4. Soutien aux projets

• Exécution de tâches administratives basiques à l’aide de Google Docs ou Sheets.
• Élaboration de calendriers de projet et de listes de tâches dans un logiciel de gestion de projet.
• Suivi hebdomadaire des mises à jour des responsables de projet ou des collaborateurs.
• Suis les tâches achevées et signale les problèmes au PDG en cas de risques sur les délais.
• Maintien de la documentation de projet dans Google Drive.

5. Support administratif

• Mise à jour de la liste hebdomadaire des fournitures.
• Passation de commandes en ligne pour les fournitures de bureau ou de studio.
• Organisation des fichiers et dossiers numériques partagés dans Google Drive.
• Soutien occasionnel à des tâches de conception dans Canva (ex : invitations d’événements, documents pour clients).
• Maintien et mise à jour des dossiers internes, listes de vérification et procédures opérationnelles standard.
• Offre de soutien général à travers les départements selon les directives du PDG.

Exigences

• Expérience vérifiée dans des rôles administratifs, comptables ou de coordination de projets.
• Compétences organisationnelles et de gestion du temps exceptionnelles.
• Excellentes compétences en communication écrite, avec un souci de ton et de détail.
• Niveau élevé de discrétion et de professionnalisme lors du traitement d’informations sensibles.
• Capacité à travailler de manière autonome, à prioriser les tâches et à respecter les délais.
• Maîtrise d’une variété de logiciels basés sur le cloud pour la comptabilité, le commerce électronique, la gestion des emails et la création d’actifs marketing.

Atouts supplémentaires :

• Expérience en rapprochement sur Xero et gestion des comptes fournisseurs/clientèle.
• Familiarité avec la gestion des commandes et les opérations backend de Shopify.
• Confiance dans l’utilisation de Calendly pour la planification de réunions complexes.
• Compétences basiques en design sur Canva, en respectant les guidelines de la marque.

Informations pratiques

Horaires : Lundi à Vendredi, de 8h30 à 12h30 (GMT -8 – Heure du Pacifique, États-Unis & Canada)

Avantages :

• Rémunération compétitive en dollars américains.
• Opportunité de collaborer avec des professionnels respectés.
• Valorisation et encouragement des contributions des membres de l’équipe.
• Moyens de paiement diversifiés (Zelle, Face Bank, Binance).
• Rémunération tous les quinze jours.
• Célébrations d’anniversaires et d’anniversaires de travail.
• Alliances avec de nombreuses marques offrant des avantages supplémentaires aux freelances.
• Dynamique récréative hebdomadaire favorisant un environnement de travail sain.

Salaire attendu : En fonction de l’expérience et des compétences

Localisation : Venezuela

Date de publication de l’annonce : 10 juillet 2025

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Cette annonce répond aux critères de professionnalisme et d’égalité des chances. Elle offre une opportunité qui valorise les compétences tout en répondant à des exigences précises et réalistes. Assurez-vous de vérifier la légitimité de l’entreprise avant de postuler.

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📅 Date de publication de l’offre : Thu, 10 Jul 2025 22:47:07 GMT

🏢 Entreprise : Freelance Latin America

📍 Lieu : Venezuela

💼 Intitulé du poste : Virtual Assistant

💶 Rémunération proposée :

📝 Description du poste : As a Virtual Administrative Assistant, you will provide essential support to the CEO and internal teams across multiple business functions, ensuring smooth daily operations. You will manage tasks related to accounting, email communication, sales support, project coordination, and general administration. This role demands excellent organizational skills, attention to detail, strong written communication, and the ability to work independently in a fast-paced, digital environment.Key ResponsibilitiesAccounting Support

• Reconcile bank and credit card transactions in Xero.
• Upload receipts and invoices to Hubdoc.
• Monitor and follow up on overdue accounts receivable.
• Track and process accounts payable, ensuring timely invoice payments.
• Communicate with vendors or clients regarding payment updates.

Email Support

• Review and triage emails daily in Gmail for the CEO and general studio inbox.
• Respond to booking, invoice, and basic inquiry emails on behalf of the CEO.
• Prepare and send invoice proposals as directed.
• Identify and unsubscribe from unwanted email lists.
• Delete or archive spam and cold sales emails.
• Flag important emails that require CEO response.

Sales Support

• Follow up weekly on open quotes and proposals.
• Use Shopify to review order activity and identify leads or trends.
• Build and update lists of potential clients based on CEO criteria.
• Use Calendly to book meetings for the CEO with prospects and current clients.
• Coordinate and schedule final consultations for wedding clients and follow up on proposals sent.
• Track client communication history and next steps in a shared CRM or project tool.

Project Support

• Execute basic administrative tasks using Google Docs or Sheets.
• Build project timelines and task lists in project management software.
• Follow up weekly with project managers or collaborators for updates.
• Track task completion and escalate issues to the CEO when deadlines are at risk.
• Maintain project documentation in Google Drive.

Administrative Support

• Check and update the weekly supply list.
• Place online orders for office or studio supplies as needed.
• Organize shared digital files and folders in Google Drive.
• Support occasional design tasks in Canva (e.g., event invites, client documents).
• Maintain and update internal records, checklists, and SOPs.
• Provide general support across departments as directed by the CEO.

Requirements

• Proven experience in administrative, accounting, or project coordination roles.
• Exceptional organizational and time management skills.
• Strong written communication skills with attention to tone and detail.
• High level of discretion and professionalism when handling sensitive business and financial information.
• Ability to work independently, prioritize tasks, and meet deadlines.
• Proficiency in using a variety of different cloud based softwares for accounting, e-commerce, email management, scheduling, creation of marketing assets.

Bonus if any or all of the following applies for these specific softwares:

• Experience with Xero reconciliation and managing accounts payable/receivable.
• Familiarity with Shopify order management and backend operations.
• Confidence using Calendly for scheduling complex meeting types.
• Basic design skills in Canva following brand guidelines.

Schedule: Monday to Friday 8:30am-12:30pm (GMT -8-00) Pacific Time (US & Canada)Benefits

• Competitive pay in US Dollars.
• You’ll get to work with some amazing, respected business professionals.
• We really value and encourage input from our team members.
• We offer different payment methods (Zelle, Face Bank, Binance).
• You’ll get paid every two weeks.
• Birthday and work anniversary celebrations.
• Alliances with many brands grant extra benefits to freelancers.
• Weekly recreation dynamics that foster a healthy work environment.

➡️ Candidater en ligne

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🔎 Offre d’emploi vérifiée et enrichie selon la ligne éditoriale de l’Association Artia13 : éthique, inclusion, transparence et vigilance contre les annonces trompeuses.

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