Pakistan

Coordinator – Administration

Emploi au Pakistan : Coordinator – Administration

Présentation du Poste

Titre du poste : Coordinator – Administration

Entreprise : Fly Jinnah

Localisation : Karachi, Sindh

Objectif du Poste

Le poste de Coordinator – Administration a pour vocation de fournir un soutien administratif essentiel aux équipes de Fly Jinnah, en se focalisant sur la gestion quotidienne des activités administratives des bureaux de Karachi, Lahore et Islamabad. Les principales responsabilités incluent la gestion des fournisseurs, l’approvisionnement en matériel de bureau, ainsi que la gestion du transport des équipes.

Responsabilités Clés

  • Gestion Administrative : Superviser les activités administratives quotidiennes, y compris la communication, la planification, la gestion des rapports et des paiements, ainsi que la sécurité des installations.
  • Coordination des Déplacements : Organiser les voyages d’affaires et les réunions, en préparant l’ordre du jour et en circulant les documents nécessaires.
  • Gestion des Fournisseurs : Maintenir les relations avec le personnel des fournisseurs tiers, en s’assurant de la conformité aux exigences de maintenance préventive.
  • Organisation d’Événements : Aider à la planification et à l’organisation d’événements en s’occupant des commandes et de la logistique.
  • Soutien aux Équipes Internes : Aider les départements de Ressources Humaines et de Finances à établir et surveiller les budgets.
  • Gestion de Flotte : Coordonner la gestion de la flotte des véhicules, en assurant leur bon entretien et en gérant efficacement leur utilisation.
  • Suivi des Congés : Maintenir le registre des congés et des présences du personnel des fournisseurs à travers le Pakistan.
  • Communication Interdépartementale : Collaborer avec d’autres départements pour assurer la bonne gestion des activités liées aux fonctions administratives.
  • Assistance Générale : Offrir soutien et conseils aux stagiaires, visiteurs et clients lorsque nécessaire.

Qualifications et Compétences

  • Formation : Diplôme supérieur en gestion de bureau ou équivalent, de préférence un Bachelor en Gestion/Administration.
  • Compétences Technologiques : Maitrise de Microsoft Office, de la recherche en ligne et des outils de bureautique.
  • Langues : Maîtrise de l’anglais et de l’ourdou.

Expérience Professionnelle

  • Minimum de 2 ans d’expérience dans un rôle administratif, idéalement dans le secteur aérien.
  • Capacité à travailler efficacement en équipe, dans un environnement dynamique et sous pression.
  • Compétences avérées en gestion des données et ressources, avec une attention particulière aux détails.
  • Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément tout en respectant les délais.

Informations Complémentaires

Salaire attendu : À discuter

Date de publication : 19 Juin 2025

Postulez dès maintenant !


📅 Date de publication de l’offre : Thu, 19 Jun 2025 23:21:15 GMT

🏢 Entreprise :

📍 Lieu : Karachi, Sindh

💼 Intitulé du poste : Coordinator – Administration

💶 Rémunération proposée :

📝 Description du poste : Job PurposeTo deliver administrative support services to the teams, primarily related to all Fly Jinnah offices administration management activities, handling vendors or office supplies procurement, crew transport management of Karachi, Lahore and Islamabad, maintaining records and database of invoices, and the application and monitoring of function-related job activities.Key Result Responsibilities

  • Handles the day-to-day administrative activities of Administration Department, this includes but not limited to: communication, rostering, attendance, reports, presentations, coordination, procurement, bills, payments, security / gate passes, filing, mail, etc.
  • Coordinates teams’ business trips, travel arrangements and meetings as and when needed; prepares agenda, documents, and minutes of meeting and circulates accordingly.
  • Maintaining the third-party vendor staff including janitorial, security, office administrative and maintenance staff, and completing preventive maintenance requirements.
  • Help in organizing events, including ordering materials, catering, and requisitioning meeting spaces.
  • Providing the support to HR, Finance and management team to set budgets of utilities, daily consumables, office supplies and manpower as well as monitor expenses.
  • Coordinating the third-party fleet management, ensuring proper maintenance of vehicles by the third-party vendor, productive utilization of vehicle, fuel management as per the mileage, proper record keeping of vehicles registration and monthly reporting of vehicles utilization and invoice payment.
  • Maintaining the leave and attendance plan of third-party vendor staff of all offices across Pakistan.
  • Coordinates with Administration and HR Department, on monthly basis, to finalize annual leave plans, time sheets, and overtime calculations for corresponding staff as per the records extracted from attendance control system, and as per Fly Jinnah policies and procedures.

Key Result Responsibilities – Continued

  • Ensures that the roster and manpower allocation across the shifts is scheduled in a cost effective manner and communicated to concerned parties accordingly.
  • Manages the non-technical procurement and purchases requests and inventory in a cost-effective manner ensuring all needed material are ordered, purchased, received, coded and stored as per Company’s adopted procedures.
  • Coordinates with other Fly Jinnah departments and cross-functional teams such as Quality Assurance, Safety, OCC, IT, HR and Finance on function-related matters as and when required.
  • Generates function-related reports of the different nature according to the Administration Supervisor requirements and instructions.
  • Provides assistance and guidance for interns, visitors, and customers as and when required.
  • Carries out any additional tasks as requested by the Supervisor Administration.

Qualifications (Academic, training, languages)

  • Higher Diploma in Office Management/Secretarial Skills from a recognized institution is acceptable.
  • Bachelor’s degree in Management/Administration or equivalent is preferred.
  • Proficient in Microsoft Office, Internet and Web Search.
  • Fluent in English and Urdu Language.

Work Experience

  • 2+ years of experience in an administrative role in any industry.
  • Experience with airlines is considered an advantage.
  • Effective team player with experience in an administrative/coordinator role supporting teams.
  • Previous experience working in a fast-paced environment with fluctuating priorities and deadlines is a must.
  • Very good exposure and experience in handling rosters and shift-pattern manpower allocation.
  • Proven skills in working with data and resources in a cost-effective manner.
  • Highly organized with excellent tracking and time management skills.
  • Good problem solving and decision making skills.
  • Dependable, self-initiative, takes ownership, and displays energy and enthusiasm.
  • Multi-task oriented with high attention to details.
  • Capable of working hard and under pressure.

➡️ Candidater en ligne


🔎 Offre d’emploi vérifiée et enrichie selon la ligne éditoriale de l’Association Artia13 : éthique, inclusion, transparence et vigilance contre les annonces trompeuses.

🌍 Retrouvez d’autres offres sur artia13.world

Artia13

Depuis 1998, je poursuis une introspection constante qui m’a conduit à analyser les mécanismes de l’information, de la manipulation et du pouvoir symbolique. Mon engagement est clair : défendre la vérité, outiller les citoyens, et sécuriser les espaces numériques. Spécialiste en analyse des médias, en enquêtes sensibles et en cybersécurité, je mets mes compétences au service de projets éducatifs et sociaux, via l’association Artia13. On me décrit comme quelqu’un de méthodique, engagé, intuitif et lucide. Je crois profondément qu’une société informée est une société plus libre.

Artia13 has 3748 posts and counting. See all posts by Artia13